Tư vấn chuyển đổi số dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001

Trong thế giới kinh doanh đang phát triển nhanh chóng, khả năng thích ứng và cải tiến là hướng đi quan trọng để doanh nghiệp giữ vững được hoạt động kinh doanh và phát triển bền vững.

Quản lý chất lượng và Chuyển đổi số được coi là hai trụ cột cơ bản giúp các công ty không chỉ tìm cách tồn tại mà còn phát triển mạnh trong môi trường năng động. Bằng cách tích hợp các phương pháp chất lượng với đổi mới công nghệ, các tổ chức có thể chuyển đổi hoạt động của mình theo những cách mà trước đây không thể tưởng tượng được.

Cách tiếp cận này không chỉ nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường. Hãy để OMPQI hỗ trợ doanh nghiệp bạn tìm ra cách kết hợp quản lý chất lượng với chuyển đổi số có thể dẫn đến cải thiện đáng kể trong quy trình kinh doanh.

Lợi ích khi áp dụng ISO 9001 hướng đến chuyển đổi số

Tại sao lựa chọn ISO 9001 là nền tảng chuyển đổi số?

ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn quản lý chất lượng phổ biến nhất thế giới, cung cấp các yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Những lý do doanh nghiệp nên lựa chọn ISO 9001 làm nền tảng để chuẩn bị chuyển đổi số.

- Quy trình lại toàn bộ công việc và luồng thực hiện thành có hệ thống: Xác định và kiểm soát các quy trình quan trọng, bao gồm xây dựng sơ đồ phân nhiệm và tương tác giữa các bộ phận để đảm bảo khi triển khai số hóa các quy trình sẽ thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

- Tích hợp dễ dàng với tiêu chuẩn khác: Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 cũng dễ dàng tích hợp với các tiêu chuẩn khác. Khi áp dụng chuyển đổi số dựa trên nền tảng của ISO 9001 sẽ thuận lợi để phát triển sang các tiêu chuẩn khác như: ISO 27001 (quản lý an ninh thông tin), ISO 14001 (quản lý môi trường), ISO 45001 (an toàn lao động) và các hệ thống quản lý dựa trên công nghệ số, giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện và thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi số mà không gặp phải xung đột giữa các tiêu chuẩn.

- Xây dựng văn hóa chất lượng trong doanh nghiệp: Rất quan trọng khi triển khai các công nghệ mới. Doanh nghiệp có văn hóa chú trọng chất lượng sẽ thúc đẩy nhân viên tích cực tham gia vào quá trình chuyển đổi, học hỏi và áp dụng các công nghệ mới một cách hiệu quả và sáng tạo.

- Liên tục cải tiến: Nguyên tắc cơ bản của ISO 9001 là cải tiến liên tục, phù hợp với bản chất của chuyển đổi số. Khi có ISO 9001 làm nền tảng sẽ có khả năng phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các thay đổi, liên tục tối ưu hóa quy trình và công nghệ để duy trì và nâng cao lợi thế cạnh tranh.

- Giảm thiểu rủi ro: Bằng cách áp dụng các quy trình kiểm soát và giám sát nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rủi ro liên quan đến công nghệ, an ninh thông tin và quy trình vận hành trong suốt quá trình chuyển đổi số.

- Tăng hiệu quả hoạt động: Dựa trên dữ liệu và phân tích, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và đạt được các mục tiêu kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó đưa ra quyết định chiến lược trong quá trình chuyển đổi số.

- Tập trung vào khách hàng: Trong quá trình chuyển đổi số, việc tập trung vào khách hàng là vô cùng quan trọng. Các công nghệ số thường hướng đến việc cải thiện trải nghiệm khách hàng, từ việc cung cấp dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi đến việc cá nhân hóa sản phẩm. Hệ thống ISO 9001 giúp doanh nghiệp luôn duy trì và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng trong suốt quá trình chuyển đổi số.

06 bước áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp hướng đến chuyển đổi số

Quy trình OMPQI hỗ trợ chuyển đổi số dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001

Trước khi thực hiện được chuyển đổi số, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ sự chuẩn bị về nhân lực, thiết bị, tài chính để đảm bảo hành trình chuyển đổi số thuận lợi và đạt được thành công. Dưới đây là quy trình OMPQI đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

1. Khảo sát và đánh giá bước đầu

OMPQI xuống trực tiếp và khảo sát hiện trạng doanh nghiệp để đánh giá bước đầu thực trạng doanh nghiệp.

2. Xây dựng quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001

- Xác định và thiết lập quy trình: OMPQI bắt đầu bằng việc thu thập và xác định tất cả các quy trình hiện có trong doanh nghiệp và đưa chúng vào một hệ thống theo dõi, nhận diện rõ ràng các luồng công việc, từ đầu vào đến đầu ra.

- Thiết lập quy trình: Xây dựng quy trình quản lý chất lượng dựa trên các yêu cầu của ISO 9001, bao gồm các quy định về tài liệu, kiểm soát quy trình và đo lường hiệu quả.

- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo tất cả nhân viên được đào tạo về quy trình mới và hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống quản lý chất lượng.

- Kiểm tra và đánh giá: Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đảm bảo quy trình được tuân thủ và hiệu quả.

3. Xác định luồng công việc phối hợp

Chuyển đổi số yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Để xác định luồng công việc phối hợp hiệu quả, cần:

• Phân tích quy trình hiện tại: Xem xét cách các phòng ban hiện đang tương tác và xác định các điểm nghẽn hoặc lỗ hổng.
• Thiết kế luồng công việc mới: Xây dựng luồng công việc mới dựa trên sự kết hợp của các công nghệ số, đảm bảo rằng các phòng ban có thể phối hợp một cách liền mạch.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Áp dụng các công cụ quản lý dự án và quy trình như phần mềm ERP, CRM để cải thiện khả năng phối hợp và giám sát công việc.

4. Phân định trách nhiệm của các bộ phận phòng ban

Một trong những yếu tố quan trọng của ISO 9001 là giúp phân định rõ ràng trong trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban. Để đảm bảo điều này:

• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Mỗi phòng ban và cá nhân trong doanh nghiệp cần có trách nhiệm cụ thể trong quy trình quản lý chất lượng.
• Thiết lập hệ thống báo cáo: Xây dựng hệ thống báo cáo giúp giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
• Khuyến khích tinh thần trách nhiệm: Tạo điều kiện để nhân viên nhận thức rõ tầm quan trọng của chất lượng và trách nhiệm của mình trong quá trình chuyển đổi số.

GẶP CHUYÊN GIA NGAY!

Ví dụ một công ty có sơ đồ tổ chức điển hình như sau:

+ Ban điều hành:

• Đảm bảo cam kết của ban lãnh đạo về việc thực hiện chuyển đổi số và áp dụng ISO 9001;
• Định hướng chiến lược chuyển đổi số và xác định các mục tiêu cụ thể.

+ Phòng quản lý chất lượng (QMS):

• Thiết lập quy trình: Thiết lập và duy trì các quy trình quản lý chất lượng theo ISO 9001.
• Đánh giá và cải tiến: Thực hiện các đánh giá nội bộ và đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình.
• Tài liệu và kiểm soát: Quản lý các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001.

+ Phòng công nghệ thông tin (IT):

• Hạ tầng công nghệ: Đảm bảo hạ tầng CNTT đủ mạnh để hỗ trợ các hoạt động chuyển đổi số.
• An ninh thông tin: Đảm bảo an ninh và bảo mật thông tin trong suốt quá trình chuyển đổi số.
• Triển khai công nghệ: Triển khai và quản lý các hệ thống công nghệ mới như: ERP, CRM, IoT.

+ Phòng sản xuất:

• Tối ưu hóa quy trình: Áp dụng các công nghệ số để tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu suất.
• Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001 thông qua các công nghệ kiểm soát chất lượng tự động.

+ Phòng Marketing & Kinh doanh

• Chuyển đổi số trong kinh doanh: Sử dụng các công nghệ số để cải thiện quy trình bán hàng và marketing, như phân tích dữ liệu khách hàng và tiếp thị số.
• Tương tác với khách hàng: Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng thông qua các kênh kỹ thuật số và nền tảng CRM.

+ Phòng tài chính

• Quản lý tài chính: Sử dụng các hệ thống quản lý tài chính số để tăng cường hiệu quả và minh bạch.
• Đánh giá ROI: Đánh giá lợi ích tài chính và ROI của các dự án chuyển đổi số.

+ Phòng nhân sự:

• Phát triển kỹ năng: Đào tạo và phát triển kỹ năng số cho nhân viên để đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số.
• Quản lý thay đổi: Hỗ trợ nhân viên trong quá trình thay đổi và chuyển đổi số, đảm bảo sự chấp nhận và thích nghi.

+ Phòng R&D (Nghiên cứu và Phát triển):

• Đổi mới công nghệ: Nghiên cứu và phát triển các công nghệ mới nhằm cải thiện sản phẩm và quy trình.
• Phát triển sản phẩm: Tích hợp các công nghệ số vào quá trình phát triển sản phẩm mới.

5. Đánh giá tính sẵn sàng chuyển đổi số

Trước khi bắt tay vào chuyển đổi số, doanh nghiệp cần đánh giá tính sẵn sàng của mình và OMPQI có hỗ trợ Dịch vụ đánh giá tính sẵn sàng chuyển đổi số.

Hoạt động đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số với 64 tiêu chí dựa trên 04 trụ cột cơ bản: Quản lý doanh nghiệp; Quản lý năng suất; Nền tảng cơ sở vật chất cho chuyển đổi số; Sản xuất thông minh. Mỗi trụ cột lần lượt được đánh giá bằng 16 chỉ số thích hợp. 16 chỉ số này tạo thành cơ sở để đo mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp với chuyển đổi số và sản xuất thông minh. 

Dựa trên việc đánh giá theo 64 tiêu chí, điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp sẽ được nhìn nhận theo một số khía cạnh như: nguồn nhân lực, nền tảng cơ sở vật chất, hiệu quả của việc áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, hay hoạt động đổi mới sáng tạo…Trên cơ sở đó, các chuyên gia tư vấn sẽ khuyến nghị để doanh nghiệp cải tiến và khắc phục để đạt được mục tiêu đề ra.

• Đánh giá hạ tầng công nghệ: Xem xét hiện trạng của hệ thống IT, bao gồm phần cứng, phần mềm và các giải pháp bảo mật.
• Đánh giá kỹ năng nhân sự: Đánh giá mức độ thành thạo công nghệ và kỹ năng số của nhân viên.
• Đánh giá quy trình hiện tại: Xác định các quy trình nào cần cải tiến để phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số.

6. Đề xuất giải pháp và lộ trình chuyển đổi số

Sau khi đã đánh giá tính sẵn sàng, bước tiếp theo là đề xuất giải pháp và lộ trình chuyển đổi số phù hợp với đặc điểm và kinh phí của doanh nghiệp.

- Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số: Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình chuyển đổi số, bao gồm mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và nguồn lực cần thiết.

- Lựa chọn công nghệ phù hợp: Dựa trên nhu cầu và khả năng tài chính, lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp như hệ thống quản lý ERP, CRM, IoT và trí tuệ nhân tạo (AI).

- Thử nghiệm và điều chỉnh: Bắt đầu với các dự án thử nghiệm nhỏ để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp công nghệ trước khi triển khai rộng rãi.

- Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Tạo điều kiện để nhân viên tiếp cận và làm quen với công nghệ mới thông qua các chương trình đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật.

- Giám sát và cải tiến liên tục: Thiết lập cơ chế giám sát và đánh giá định kỳ để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra theo đúng kế hoạch và có những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

Kinh phí thực hiện chuyển đổi số dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001

Kinh phí để thực hiện chuyển đổi số dựa trên nền tảng ISO 9001 có thể biến đổi lớn tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của quy trình hiện tại, loại công nghệ áp dụng và mức độ sẵn sàng của tổ chức. Dưới đây là các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí và một số ước tính tham khảo để doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về ngân sách cần thiết.

1. Khảo sát đánh giá hệ thống hiện tại và xác định các điểm cần cải tiến.

2. Chuẩn bị nguồn nhân lực và tài nguyên (chi phí các chương trình đào tạo).

3. Xây dựng quy trình và mục tiêu chuyển đổi số (xây dựng và tài liệu hóa các quy trình).

4. Lựa chọn và triển khai công nghệ phù hợp.

Đơn vị tư vấn như OMPQI sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các hạng mục cần phải chi trả để thực hiện chuyển đổi số dựa trên nền tảng tiêu chuẩn ISO 9001, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện thành công chuyển đổi số, phát huy được hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng, sử dụng công nghệ phù hợp với chi phí tối ưu nhất.

Để biết chi tiết về chi phí để thực hiện chuyển đổi số kết hợp với ISO 9001, hãy liên hệ ngay với chuyên gia OMPQI để được hỗ trợ!

LIÊN HỆ NGAY!

Nền tảng quản lý doanh nghiệp ISS 365 với 08 giải pháp và 28 chức năng (module)

OMPQI thực hiện chuyển đổi số theo ISO 9001 như thế nào?

OMPQI có hệ sinh thái cung cấp dịch vụ từ tư vấn, hướng dẫn, áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp hướng đến chuyển đổi số.

- OMPQI thực hiện tư vấn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số, đào tạo hướng dẫn xây dựng triển khai áp dụng.

- OMMANI là thương hiệu cung cấp các giải pháp phần mềm ứng dụng trong quá trình chuyển đổi số (CRM, ERP...)

Nền tảng quản lý doanh nghiệp ISS 365 bao gồm 08 giải pháp toàn diện và 28 chức năng (module) nhanh chóng kết nối mọi phòng ban thành một khối thống nhất để vận hành tập trung trên cùng một nền tảng, hoạt động trong thời gian thực, thu thập và phân tích dữ liệu để nhanh chóng ra quyết định.

- ISOCERT là thương hiệu chứng nhận và giám định quốc tế sẽ cấp các chứng nhận liên quan (Chứng nhận ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001...)

Hệ sinh thái dịch vụ này đảm bảo giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả dù bắt đầu từ khi chưa có hệ thống đến đã có hệ thống và bước vào chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tối ưu được các nguồn lực và tài chính, đảm bảo quá trình chuyển đổi số dựa trên nền tảng tiêu chuẩn ISO 9001 thực hiện thành công.

OMPQI hiện có hơn 13 địa điểm liên hệ, sẵn sàng có mặt tại doanh nghiệp để hỗ trợ thực hiện ngay lập tức. Hãy liên hệ với OMPQI để gặp chuyên gia ngay!

GẶP CHUYÊN GIA NGAY!