Hướng dẫn xây dựng áp dụng và cấp chứng nhận ISO Cho Doanh Nghiệp

Tổng quan về Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO

Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO (phổ biến có ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) là một cách chuẩn hóa toàn bộ mọi quy trình và hoạt động trong một tổ chức để quản lý đồng bộ và thực hiện được mục tiêu mà tổ chức đó đặt ra theo tiêu chuẩn ISO (International Organization for Standardization) - một tổ chức hàng đầu trong lĩnh vực phát triển các tiêu chuẩn quốc tế cho nhiều lĩnh vực khác nhau, từ công nghiệp đến dịch vụ, môi trường và an toàn thông tin, đặt ra các nguyên tắc và quy định mà một tổ chức cần tuân thủ để đảm bảo chất lượng, hiệu suất và tính bền vững trong các hoạt động của mình.

Các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO phổ biến tại Việt Nam

1. Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001

2. Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14001

3. Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001

4. Hệ thống Quản lý An toàn Thông tin ISO 27001

5. Hệ thống Quản lý Thực phẩm ISO 22000

6. Hệ thống Quản lý Trang thiết bị y tế ISO 13485

Bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn này, một tổ chức có thể cải thiện hiệu suất, tính nhất quán và uy tín của mình, cũng như đảm bảo rằng các hoạt động của họ tuân thủ các quy định pháp lý trong và ngoài nước.

Đối tượng nào cần áp dụng ISO

• Tổ chức/doanh nghiệp đã có giấy phép đăng kí kinh doanh
• Các đơn vị sản xuất, gia công, kinh doanh, phân phối Sản phẩm/Dịch vụ
• Đơn vị quản lý nhà nước, hành chính công
• Mọi lĩnh vực không phân biệt ngành nghề và quy mô

Thời hạn của Giấy chứng nhận ISO là bao lâu?

Giấy chứng nhận ISO 9001:2015, 14001, 45001,... có thời hạn thông thường là 3 năm kể từ ngày ban hành. Sau khi chứng chỉ ISO hết thời hạn, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá Tái chứng nhận để được ban hành chứng chỉ mới gia hạn cho 3 năm tiếp theo.

Sau khi được cấp giấy chứng nhận ISO có thời hạn 3 năm thì bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá giám sát định kỳ hàng năm (12 tháng/ 1 lần) theo yêu cầu của cơ quan công nhận. 

Thời gian xây dựng và áp dụng ISO tại Doanh Nghiệp

Thời gian để xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO như ISO 9001 (Quản lý chất lượng), ISO 14001 (Quản lý môi trường) và ISO 45001 (Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp) có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm Quy mô và phức tạp của tổ chức, mức độ hiện có của hệ thống quản lý và mức độ cam kết từ lãnh đạo và nhân viên. Tổng quan và thời gian thực tế có thể biến đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như mức độ cam kết, nguồn lực có sẵn và sự phức tạp của tổ chức. 

Để các chuyên gia của OMPQI xây dựng quy trình áp dụng phù hợp với doanh nghiệp của bạn, các chuyên gia của chúng tôi cần các thông tin sau từ phía doanh nghiệp:

→ Tên và địa chỉ công ty

→ Lĩnh vực cần cấp chứng nhận

→ Thông tin liên hệ: Số Điện thoại, Email.

Hãy liên hệ với chuyên gia OMPQI để được hướng dẫn chi tiết.

Chi phí Cấp chứng chỉ ISO là bao nhiêu?

Trước khi quyết định làm chứng chỉ ISO, các doanh nghiệp thường băn khoăn không biết chi phí chứng nhận ISO hiện nay là bao nhiêu?

Chuyên gia OMPQI xin được chia sẻ về Phí đánh giá và cấp chứng nhận ISO của các tổ chức chứng nhận ISO thường được dựa vào các yếu tố sau đây:

✔️ Quy mô công ty/hộ kinh doanh/doanh nghiệp tư nhân (Bao gồm cả số lượng phòng ban, số lượng nhân sự…)

✔️ Ngành nghề sản xuất kinh doanh, dịch vụ

✔️ Địa điểm chứng nhận (Bao gồm mấy địa điểm)

Lợi ích xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001

1. Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001

• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Tiêu chuẩn này giúp tổ chức tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng cường hiệu suất và hiệu quả: ISO 9001 thúc đẩy việc xác định, triển khai và duy trì các quy trình hiệu quả, giúp tổ chức tối ưu hóa hoạt động và giảm lãng phí.
• Tăng cường uy tín và cạnh tranh: Có chứng nhận ISO 9001 chứng tỏ rằng tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế, giúp tăng cường uy tín và cạnh tranh trên thị trường.

2. Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14001

• Giảm tác động tiêu cực đến môi trường: Tiêu chuẩn này khuyến khích và hỗ trợ tổ chức trong việc giảm tác động của hoạt động của họ đến môi trường, bằng cách quản lý và giảm thiểu lượng chất thải, tiêu hao tài nguyên và ô nhiễm.
• Tuân thủ pháp luật và quy định môi trường: ISO 14001 giúp tổ chức đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và môi trường liên quan đến hoạt động của họ.
• Tăng cường uy tín và hấp dẫn khách hàng: Có chứng nhận ISO 14001 có thể tăng cường uy tín của tổ chức và thu hút khách hàng quan tâm đến bảo vệ môi trường.

3. Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001

• Giảm tai nạn lao động và thương tích: Tiêu chuẩn này giúp tổ chức xác định và giảm thiểu các nguy cơ liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, từ đó giảm thiểu tai nạn lao động và thương tích cho nhân viên.
• Tăng cường năng suất và hiệu quả: Bằng cách tạo ra môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, tổ chức có thể tăng cường năng suất và hiệu quả của nhân viên.
• Tuân thủ pháp luật lao động: ISO 45001 giúp đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

4. Hệ thống Quản lý An toàn Thông tin ISO 27001

• Bảo vệ thông tin quan trọng: ISO 27001 giúp tổ chức xác định, đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến thông tin quan trọng của họ, bao gồm thông tin khách hàng, thông tin nhân viên và dữ liệu quan trọng khác.
• Tuân thủ các quy định pháp lý: Tiêu chuẩn này giúp tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan đến bảo vệ thông tin, như GDPR (General Data Protection Regulation) ở Liên minh châu Âu hoặc các quy định bảo mật thông tin khác.
• Tăng cường uy tín và tin cậy: Có chứng nhận ISO 27001 chứng tỏ rằng tổ chức có hệ thống quản lý an toàn thông tin chặt chẽ và hiệu quả, giúp tăng cường uy tín và tin cậy của họ trong mắt khách hàng và đối tác.
• Giảm rủi ro về bảo mật thông tin: ISO 27001 giúp tổ chức xác định và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin, bao gồm các rủi ro từ tấn công mạng, lỗ hổng bảo mật, hoặc sơ hở từ nhân viên.
• Tăng cường quản lý nhà cung cấp: Tiêu chuẩn này cũng đề cập đến việc quản lý rủi ro liên quan đến các nhà cung cấp thông tin, giúp tổ chức đảm bảo rằng các bên thứ ba cũng tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật.

Quy trình Đào Tạo ISO, Hướng dẫn áp dụng ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 trong Doanh nghiệp

Để xây dựng áp dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO (áp dụng với ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001...), thông thường sẽ có các chương trình đào tạo phổ biến sau:

Ngoài ra còn có các chương trình nâng cao, huấn luyện người quản lý và các chương trình đào tạo tùy chỉnh dành cho các tổ chức cụ thể. 
Đối với mỗi chương trình, nội dung và mức độ chi tiết có thể thay đổi tùy theo nhà tổ chức đào tạo và nhu cầu cụ thể của học viên.

OMPQI có cấp chứng chỉ cho học viên tham gia đào tạo sau mỗi chương trình để gia tăng cơ hội việc làm và là minh chứng tổ chức đã được hướng dẫn đào tạo thực hành theo tiêu chuẩn ISO.

Quá trình Xây dựng, Đào tạo và Áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 tại Doanh nghiệp

Quá trình xây dựng ISO phù hợp với từng Doanh nghiệp có thể khá phức tạp và tốn thời gian, tùy thuộc vào kích thước và phức tạp của tổ chức, cũng như mức độ hiện có của hệ thống quản lý. Một lộ trình tổng quan cho quá trình này gồm có:

1. Lập kế hoạch:

• Xác định phạm vi: Xác định phạm vi của dự án bao gồm các quy trình và bộ phận nào sẽ được áp dụng tiêu chuẩn ISO.
• Xác định lãnh đạo và nguồn lực: Gán các vai trò và nguồn lực cần thiết cho việc triển khai hệ thống quản lý.
• Phân công người dẫn đầu dự án: Chọn một nhóm hoặc người chịu trách nhiệm dẫn đầu quá trình triển khai.

2. Đánh giá hiện trạng:

• Tiến hành đánh giá: Xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của hệ thống quản lý hiện tại.
• Thu thập dữ liệu: Thu thập thông tin về các quy trình và hoạt động hiện tại của tổ chức.

3. Xây dựng hệ thống quản lý:

• Phát triển chính sách và quy trình: Xác định và phát triển các chính sách, quy trình và hướng dẫn phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
• Tạo tài liệu hướng dẫn: Tạo ra tài liệu hướng dẫn và mẫu để hỗ trợ việc triển khai và tuân thủ tiêu chuẩn.

4. Triển khai và thực thi:

• Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo cho nhân viên về các chính sách và quy trình mới, cũng như về yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
• Áp dụng hệ thống quản lý: Triển khai các quy trình và hệ thống mới vào hoạt động và đảm bảo tuân thủ.

5. Kiểm tra và đánh giá:

• Tiến hành kiểm tra nội bộ: Thực hiện các kiểm tra nội bộ để đảm bảo rằng hệ thống quản lý hoạt động hiệu quả và tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn.
• Thực hiện đánh giá ngoại vi: Thuê các bên thứ ba để thực hiện đánh giá và kiểm tra ngoại vi của hệ thống quản lý.

6. Đánh giá và cải tiến:

• Xem xét và cải tiến: Xem xét kết quả của đánh giá và kiểm tra, và đề xuất các cải tiến cho hệ thống quản lý.
• Triển khai các biện pháp cải tiến: Thực hiện các biện pháp cải tiến và điều chỉnh hệ thống quản lý theo các phản hồi và kết quả thu được.

Lưu ý: Quá trình này có thể yêu cầu sự cam kết dài hạn từ lãnh đạo cấp cao và có thể mất từ một vài tháng đến một vài năm để hoàn thành, tùy thuộc vào các yếu tố như kích thước của tổ chức và mức độ phức tạp của hệ thống quản lý hiện tại.

Năng lực chuyên gia ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001

Chuyên gia OMPQI hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001...Với 15 năm kinh nghiệm và am hiểu mọi lĩnh vực ngành nghề, chuyên gia có đầy đủ các kiến thức kỹ năng:

• Hiểu biết về tiêu chuẩn ISO: kiến thức sâu rộng về các tiêu chuẩn ISO cụ thể (yêu cầu cơ bản của tiêu chuẩn, cách triển khai và duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn đó).
• Kỹ năng tư vấn và giao tiếp: hướng dẫn tổ chức về cách triển khai và duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO, giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan trong tổ chức để thúc đẩy sự cam kết và hợp tác.
• Kỹ năng phân tích và đánh giá: hiện trạng của tổ chức đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO (đánh giá rủi ro, xác định điểm mạnh và điểm yếu và đề xuất các biện pháp cải tiến).
• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý dự án: Trong một số trường hợp, chuyên gia OMPQI có thể hỗ trợ lãnh đạo hoặc tham gia vào các dự án triển khai hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO ( lãnh đạo nhóm, quản lý thời gian và nguồn lực và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai).
• Kiến thức chuyên sâu về ngành công nghiệp: áp dụng các nguyên tắc và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO vào bối cảnh cụ thể của ngành này.
• Đưa ra lộ trình phù hợp: Chuyên gia OMPQI có kinh nghiệm xây dựng hệ thống sẽ thiết kế một lộ trình linh động và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp chứ không áp dụng chung "trăm doanh nghiệp như một".

Cấp chứng nhận ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001

Sau khi xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, doanh nghiệp đăng ký với tổ chức chứng nhận để được đánh giá và cấp Chứng nhận ISO 9001, Chứng nhận ISO 14001, Chứng nhận ISO 45001.

Lợi ích của chứng nhận:

• Xác nhận tuân thủ tiêu chuẩn: Quá trình đánh giá và chứng nhận đảm bảo rằng hệ thống quản lý của tổ chức đã được thiết lập và triển khai theo các yêu cầu cụ thể của tiêu chuẩn ISO. Điều này giúp xác định mức độ tuân thủ của tổ chức và cung cấp một phản hồi chính xác về hiệu suất của hệ thống quản lý.
• Nâng cao uy tín và tin cậy: Việc có chứng nhận từ một tổ chức đánh giá độc lập giúp tăng cường uy tín và tin cậy của tổ chức trong mắt khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác. Chứng nhận này là một minh chứng cho việc tổ chức đã cam kết và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.
• Mở rộng cơ hội thị trường: Có chứng nhận ISO có thể mở ra cơ hội mới trên thị trường, vì nó chứng minh rằng tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Nhiều khách hàng và đối tác kinh doanh có thể yêu cầu các nhà cung cấp của họ có chứng nhận ISO để đảm bảo chất lượng và an toàn của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tăng cường hiệu quả quản lý: Quá trình đánh giá và chứng nhận không chỉ giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống quản lý, mà còn cung cấp cơ hội để cải thiện và tối ưu hóa hệ thống này. Việc này giúp tổ chức duy trì và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý theo thời gian.