Tư vấn Triển khai KPI cho doanh nghiệp

Có thể thấy rằng trong thị trường kinh doanh ngày nay, Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang quan tâm xây dựng KPI cho doanh nghiệp của chính mình. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng được một hệ thống KPI tối ưu và đúng đắn.

Những khó khăn gặp phải khi xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp

Việc xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự đầu tư thời gian và tài nguyên. Để đo lường và quản lý hiệu suất, doanh nghiệp có thể đối mặt với một số khó khăn và thách thức sau:

♦ Xác định KPI thích hợp:

→ Xác định những KPI phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức có thể là một thách thức. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về ngành công nghiệp và sự phân tích cẩn thận.

→ Có thể xảy ra tình trạng quá tải KPI, khiến cho tổ chức bị áp lực đo lường quá nhiều chỉ số, mà không tập trung vào những thứ quan trọng nhất.

♦ Thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu:

→ Thu thập và xử lý dữ liệu để đo lường KPI có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Điều này đặc biệt đúng khi tổ chức phải tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống và nguồn khác nhau.

→ Dữ liệu có thể không luôn luôn đầy đủ, chính xác và thời gian. Thậm chí, có thể xảy ra tình trạng dữ liệu không đồng nhất giữa các bộ phận của tổ chức.

♦ Cam kết và thay đổi văn hóa tổ chức:

→ Khi áp dụng KPI, tổ chức cần phải tạo sự cam kết từ tất cả các cấp và bộ phận. Điều này đôi khi gặp khó khăn khi có sự chống đối hoặc thiếu tinh thần hợp tác.

→ Thay đổi văn hóa tổ chức để tập trung vào đo lường hiệu suất và quản lý dựa trên dữ liệu có thể đòi hỏi thời gian và nỗ lực lớn.

♦ Quản lý thời gian và nguồn lực:

→ Việc theo dõi và đánh giá KPI đòi hỏi sự đầu tư thời gian và nguồn lực. Điều này có thể là một thách thức cho các tổ chức đã bận rộn với nhiều hoạt động khác nhau.

→ Nếu không có nguồn lực đủ để quản lý KPI một cách hiệu quả, tổ chức có thể không thể tận dụng tối đa lợi ích từ việc áp dụng KPI.

♦ Sự đánh giá và thay đổi liên tục:

→ KPI không phải là một công cụ tĩnh lặng mà cần được điều chỉnh liên tục dựa trên sự phát triển và thay đổi của tổ chức và môi trường kinh doanh.

→ Sự thay đổi và điều chỉnh KPI có thể gây ra sự không chắc chắn và yêu cầu một nỗ lực đáng kể để duy trì sự linh hoạt và thích nghi.

Tổ chức và doanh nghiệp cần nhận thức về những khó khăn và thách thức này và có kế hoạch cụ thể để vượt qua chúng khi áp dụng KPI. Sự hỗ trợ từ lãnh đạo và cam kết của toàn bộ nhân viên trong tổ chức là yếu tố quan trọng để thành công trong việc áp dụng KPI để quản lý và cải thiện hiệu suất.

Tổng quan về hệ thống KPI theo định dạng BSC

Chỉ số đánh giá hiệu quả chính (KPI - Key Performance Indicator) là một phần quan trọng của quản lý hiệu suất và đo lường sự thành công của tổ chức, dự án hoặc cá nhân trong việc đạt được các mục tiêu và mục đích cụ thể. KPI giúp xác định, theo dõi và đánh giá các khía cạnh quan trọng của hoạt động và phản ánh liệu chúng ta đang đi theo hướng đúng hay không. 

Hệ thống KPI theo định dạng BSC (Balanced Scorecard) là một khung công cụ quản lý chiến lược được phát triển bởi Robert Kaplan và David Norton vào cuối thập kỷ 1980. BSC giúp tổ chức đánh giá hiệu suất của mình từ nhiều góc độ khác nhau, không chỉ dựa trên các chỉ số tài chính truyền thống mà còn bao gồm các khía cạnh khác liên quan đến mục tiêu và chiến lược dài hạn,  Bốn khía cạnh của BSC bao gồm:

→  Khía cạnh tài chính (Financial): Bao gồm các chỉ số tài chính truyền thống như lợi nhuận, doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, và các thông số tài chính khác. Khía cạnh này giúp đo lường hiệu suất tài chính của tổ chức.

→ Khía cạnh khách hàng (Customer): đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, đánh giá hiệu quả của các chiến lược đối với khách hàng, bao gồm các chỉ tiêu như chỉ số hài lòng khách hàng, tỷ lệ phục vụ lại, thị trường mục tiêu, đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, …

→ Khía cạnh quy trình nội bộ (Internal Process): Đo lường và đánh giá hiệu suất của các quy trình và hoạt động nội bộ của tổ chức. Điều này bao gồm việc tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí, và cải thiện hiệu suất.

→ Khía cạnh đào tạo và phát triển (Learning and Growth): đánh giá khả năng học tập và phát triển của doanh nghiệp, bao gồm các chỉ tiêu liên quan đến đào tạo nhân viên, năng lực quản lý, đổi mới công nghệ, phát triển kỹ năng, và khả năng thích nghi với thay đổi …

Từ các thành phần cân bằng trên, doanh nghiệp có thể xác định và thiết lập các chỉ tiêu KPIs (Key Performance Indicators) để đánh giá và đo lường hiệu quả hoạt động của mình. Bằng cách áp dụng hệ thống KPI theo định dạng BSC, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình quản lý chiến lược, đánh giá và quản lý hiệu quả hoạt động của mình, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và nhanh chóng.

Hiểu rõ vấn đề trên, Với chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI của OMPQI đảm bảo rằng các doanh nghiệp sẽ có được những KPI phù hợp nhất với điều kiện và mục tiêu phát triển

Lợi ích của Dịch vụ Tư vấn hệ thống KPI với doanh nghiệp

Áp dụng dịch vụ tư vấn KPI (Key Performance Indicators) của OMPQI cho tổ chức và doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp cải thiện hiệu suất và quản lý chiến lược. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc áp dụng dịch vụ tư vấn KPI của OMPQI:

♦ Lợi ích chính của KPI đối với doanh nghiệp: 

- Đo lường hiệu suất rõ ràng và cụ thể: Dịch vụ tư vấn KPI giúp tổ chức xác định và đo lường hiệu suất thông qua các chỉ số cụ thể và rõ ràng. . Theo dõi tiến trình hoàn thành của dự án, hay hoạt động tổng thể của doanh nghiệp. Điều này giúp tạo ra một cơ hội cho sự minh bạch và đánh giá hiệu quả

- Hiểu rõ hơn về mục tiêu và chiến lược: Ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra định hướng chiến lược kinh doanh hiệu quả dựa vào số liệu đo lường thực tế khi áp dụng KPI

Tối ưu hóa quy trình: Khi biết được các chỉ số KPI, tổ chức có thể tập trung vào tối ưu hóa quy trình và hoạt động để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và hiệu nghiệm hơn.

Đánh giá và đề xuất điều chỉnh: Dịch vụ tư vấn KPI giúp tổ chức đánh giá hiệu suất và đề xuất điều chỉnh khi cần thiết. Điều này có thể giúp cải thiện quá trình ra quyết định và điều hành.

- Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực: Áp dụng KPI cho phép doanh nghiệp Đánh giá chính xác năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó có thể xác định rõ ràng được điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực và khai thác hiệu quả để đáp ứng mục tiêu tốt nhất.

Truyền đạt chiến lược và mục tiêu: Dịch vụ tư vấn KPI giúp truyền đạt chiến lược và mục tiêu cụ thể cho tất cả các cấp độ trong tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên cơ sở. Điều này tạo ra sự hiểu biết và cam kết chung.

Tạo sự cạnh tranh: Áp dụng KPI có thể giúp tổ chức cạnh tranh mạnh mẽ hơn trên thị trường bằng cách cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và thị trường tiếp cận khách hàng.

-  Xây dựng môi trường làm việc tích cực, trực quan. KPI cho phép tổ chức dễ dàng đánh giá và thích nghi với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Dựa vào kết quả đo lường thực tế của KPI để khen thưởng, đồng thời cũng góp phần nâng cao tinh thần, văn hóa làm việc tại công ty.

Theo dõi tiến trình và đo lường kết quả: Dịch vụ tư vấn KPI giúp tổ chức liên tục theo dõi tiến trình và đo lường kết quả, giúp họ cải thiện liên tục và phát triển.

Tạo giá trị dài hạn: Khi áp dụng KPI một cách hiệu quả, tổ chức có thể tạo ra giá trị dài hạn cho cả mình và cho khách hàng của họ.

→ Đối với doanh nghiệp, KPIs có vai trò vô cùng quan trọng. KPI vừa là chỉ số đo lường hiệu quả của chiến lược kinh doanh vừa là thước đo hiệu suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. từ đó giúp họ đạt được mục tiêu chiến lược và tạo ra giá trị bền vững.

♦ Lợi ích chính của KPI trong đối với người đi làm, người lao động: 

- KPIs giúp nhân viên hiểu rõ được mục tiêu và trách nhiệm của mình trong công việc, mức độ công việc cần hoàn thành là bao nhiêu để dễ dàng kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc, từ đó tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất.

- Hệ thống KPI giúp tạo ra sự minh bạch trong việc đánh giá và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, giúp tạo động lực làm việc và tăng sự hài lòng của nhân viên về công việc của mình.

- KPIs cũng giúp nhân viên định hướng được phương hướng phát triển cá nhân, Nắm bắt được ưu điểm và nhược điểm trong công việc.Từ đó điều chỉnh, khắc phục và nâng cao năng lực làm việc để đạt được mục tiêu KPI tốt nhất giúp tăng cơ hội thăng tiến và tăng thu nhập của nhân viên.

Khóa học tư vấn áp dụng hệ thống KPI của OMPQI

Quá trình thực hiện tư vấn áp dụng hệ thống KPI của OMPQI

OMPQI hiểu rằng mục tiêu chiến lược là cốt lõi của mọi tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn KPI của họ giúp bạn xác định mục tiêu chiến lược và tạo ra các chỉ số KPI để đảm bảo rằng bạn đang đo lường và theo dõi chúng một cách cụ thể và hợp lý.

♦ Giai đoạn 1: Thu thập dữ liệu đánh giá hiệu suất hiện tại

-  Xây dựng hệ thống để thu thập dữ liệu liên quan đến định hướng của lãnh đạo về KPI. Dữ liệu được thu thập một cách chính xác và thường xuyên.

-  Sử dụng dữ liệu thu thập được để đánh giá hiệu suất hiện tại của tổ chức hoặc doanh nghiệp trên các khía cạnh của KPI theo BSC.

-  Kết quả của việc thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu sẽ là cơ sở để xác định mục tiêu chiến lược và kế hoạch kinh doanh.

♦ Giai đoạn 2: Xác định mục tiêu theo chiến lược và kế hoạch kinh doanh

-  Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng mục tiêu chiến lược theo Balanced Scorecard.

-  Cố vấn các mục tiêu cho Quản lý cấp cao.

-  Xem xét cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và hệ thống chức năng.

-  Hướng dẫn Quản lý cấp trung xây dựng mục tiêu cho từng phòng ban.

-  Hướng dẫn cách thức phân bổ chỉ tiêu cho cá nhân từng cá nhân trong phòng ban.

Đây là bước mở đầu, làm cơ sở cho việc đo lường hiệu quả làm việc của từng cá nhân, phòng ban và toàn bộ công ty. Sau đó, doanh nghiệp sẽ có hệ thống mục tiêu hoàn chỉnh theo SMART, giúp cho các cá nhân, phòng ban thể hiện vai trò và trách nhiệm của mình cũng như thực hiện hiệu quả mục tiêu của doanh nghiệp.

♦ Giai đoạn 3: Xác định tiêu chí dành cho KPI cá nhân

-  Xây dựng các tiêu chí về phẩm chất, thái độ, hành vi cho nhân viên.

-  Xây dựng thang điểm dành cho KPI cá nhân.

-  Xây dựng và đề xuất tỉ lệ theo nhóm tiêu chí.

Thực hiện hoàn tất bước này, doanh nghiệp sẽ có định hướng đánh giá hàng tháng dành cho nhân viên. Qua đó, phòng nhân sự sẽ có cơ sở để phối hợp với các Trưởng phòng ban thực hiện công tác đánh giá sau này.

♦ Giai đoạn 4: Xây dựng hệ thống đánh giá KPI theo định dạng BSC

-  Xây dựng bảng KPI theo định dạng BSC cho công ty.

-  Xây dựng bảng KPI theo định dạng BSC cho phòng ban.

-  Xây dựng bảng KPI cho cá nhân nhân viên hàng tháng.

Đây là bước quan trọng nhất để xây dựng hệ thống đánh giá cho từng phòng ban. Xác định cách thức đo lường, xác định chuẩn trọng số, mục tiêu cho cấp công ty, phòng ban và nhân viên.

Sau đó, doanh nghiệp sẽ có hệ thống đánh giá hoàn chỉnh, có form biểu mẫu để thức hiện đánh giá.

♦ Giai đoạn 5: Huấn luyện triển khai thực hiện KPI và BSC

-  Huấn luyện đội ngũ quản lý và nhân viên tiềm năng về KPI và BSC

-  Huấn luyện các cấp quản lý công ty thực hiện đánh giá theo hệ thống

-  Huấn luyện phòng nhân sự phối hợp các trưởng phòng đánh giá KPI cho từng nhân viên hàng tháng.

-  Phần này được triển khai trong suốt quá trình tư vấn KPI nhằm giúp cho doanh nghiệp rõ phương pháp xây dựng, đánh giá.

Sau khi OMPQI chuyển giao cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể phát triển mở rộng và kiểm soát quá trình vận hành hệ thống KPI hiệu quả.

♦ Giai đoạn 6: Theo dõi và điều chỉnh KPI

-  OMPQI sẽ cùng quý Doanh nghiệp theo dõi KPI và hiệu suất theo thời gian. Điều này giúp doanh nghiệp biết liệu đang tiến triển theo hướng đúng và có thể điều chỉnh hành động khi cần thiết.

-  Dựa trên thông tin thu thập trong quá trình áp dụng KPI, OMPQI sẽ đánh giá các chỉ số KPI để có thể điều chỉnh chiến lược và hành động của doanh nghiệp để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang tiến đến mục tiêu chiến lược như đã hoạch định.

♦ Giai đoạn 7: Kết quả đạt được sau khi triển khai áp dụng KPI

-  Doanh nghiệp sở hữu cho riêng mình phương pháp và cách thức quản trị theo hệ thống BSC – KPI một cách dễ dàng để sử dụng lâu dài.

-  Doanh nghiệp sẽ có phương pháp xác lập mục tiêu cho nhân viên và toàn doanh nghiệp.

-  Toàn thể nhân viên sẽ hiểu rõ và cùng nhau thực hiện mục tiêu cá nhân nói riêng và mục tiêu KPI của doanh nghiệp nói chung.

-  Doanh nghiệp sở hữu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc cho các phòng ban cũng như nhân viên.

-  Tạo cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp tư duy mới và ý thức trách nhiệm cao, chủ động triển khai công việc.

Sau khi triển khai hệ thống, các cấp quản lý phòng ban sẽ thấy rõ những điều cần cải tiến, những vị trí cần thay đổi hoặc có giải pháp hỗ trợ kịp thời để từng cá nhân phát triển hoàn thiện bản thân mình.

Cam kết của OMPQI

Dịch vụ Tư vấn KPI của OMPQI không chỉ là một sự hỗ trợ, mà còn là một cách để doanh nghiệp tiến xa hơn khi xác định được định hướng chiến lược kinh doanh hiệu quả.Với sự chuyên nghiệp và sự cam kết đối với sự thành công của khách hàng, OMPQI là đối tác lý tưởng đồng hành cùng doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh như hiện nay