Tư vấn chuẩn hóa hệ thống quản lý cho doanh nghiệp

Chuẩn hóa hệ thống cho doanh nghiệp là gì?

Chuẩn hóa hệ thống cho doanh nghiệp là hoạt động tối ưu mọi quy trình và xây dựng bộ nguyên tắc, tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp phối hợp trơn tru từ vận hành - sản xuất - kinh doanh đến nhân sự và các thiết bị máy móc dụng cụ liên quan, sẵn sàng mở rộng, phát triển.

Chuẩn hóa hệ thống sẽ đảm bảo phát huy toàn bộ hiệu suất làm việc của nhân sự và máy móc thiết bị.

Chuẩn hóa hệ thống giúp đo lường, đánh giá và kiểm soát mọi hoạt động: dự báo, phân tích rủi ro, lập kế hoạch phòng ngừa, khắc phục. 

Các hoạt động Tư vấn chuẩn hóa cho doanh nghiệp

Tư vấn chuẩn hóa hệ thống là quá trình cung cấp sự hỗ trợ và lời khuyên để tối ưu hóa hoặc cải thiện hệ thống hiện có của một tổ chức, bao gồm việc đánh giá và phân tích hệ thống hiện tại để xác định các vấn đề, cơ hội và yêu cầu của hệ thống. Sau đó, các chuyên gia tư vấn sẽ đưa ra các phương án và giải pháp để tối ưu hóa hoặc cải thiện hệ thống, đồng thời đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định chuẩn hóa.

Các hoạt động tư vấn chuẩn hóa hệ thống:

• Phân tích hiện trạng: Đánh giá và đánh giá hệ thống hiện tại để hiểu rõ các điểm mạnh và điểm yếu.
• Xác định yêu cầu: Thu thập thông tin về các yêu cầu của tổ chức và các bên liên quan đối với hệ thống.
• Đề xuất giải pháp: Đề xuất các phương án cải tiến hệ thống, bao gồm cả công nghệ, quy trình và tổ chức.
• Triển khai: Hỗ trợ tổ chức trong việc triển khai các biện pháp cải tiến và chuẩn hóa hệ thống.
• Đánh giá và theo dõi: Đánh giá hiệu suất của hệ thống sau khi triển khai các biện pháp cải tiến và đảm bảo rằng nó vẫn đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn.

Tại sao cần tư vấn chuẩn hóa hệ thống?

Những lợi ích khi tổ chức được tư vấn chuẩn hóa hệ thống:

• Tối ưu hóa hoạt động: Chuẩn hóa hệ thống giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó tăng hiệu suất và hiệu quả của các hoạt động. Các tiêu chuẩn chuẩn hóa có thể giúp loại bỏ sự phức tạp không cần thiết và giảm thiểu lãng phí.
• Tối ưu hóa quy trình: Chuẩn hóa hệ thống giúp tổ chức xác định và loại bỏ các quy trình không cần thiết hoặc lặp lại, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.
• Cải thiện chất lượng: Bằng cách áp dụng các tiêu chuẩn và quy trình chuẩn hóa, đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện theo các tiêu chuẩn chất lượng cao giúp tăng cường uy tín và niềm tin từ phía khách hàng.
• Thay đổi thói quen làm việc cũ: đã không còn phù hợp khiến năng suất không đạt được mục tiêu.
• Tiết kiệm chi phí: bằng cách tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và quy trình làm việc, bao gồm giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa hệ thống cơ sở hạ tầng và giảm chi phí vận hành.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý và quy định: Chuẩn hóa hệ thống giúp tổ chức tuân thủ các quy định và yêu cầu pháp lý, ngành nghề, hoặc quy định từ các tổ chức giám sát và quản lý khác, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tránh phạt về mặt hợp pháp.
• Tăng khả năng mở rộng và phát triển: Hệ thống được chuẩn hóa có thể dễ dàng mở rộng và điều chỉnh khi tổ chức phát triển. Các quy trình và hệ thống chuẩn hóa có thể được áp dụng lại trong các bộ phận mới hoặc các vị trí mở rộng, giúp tổ chức mở rộng mà không gặp phải nhiều vấn đề.
• Đón đầu xu hướng mới, tăng tính cạnh tranh: Chuẩn hóa hệ thống để đăng ký đánh giá chứng nhận các tiêu chuẩn thế giới (xuất khẩu, vào thị trường lớn); thực hiện chuyển đổi số.

Chuyên gia Tư vấn chuẩn hóa cho doanh nghiệp như thế nào?

Chuẩn hóa hệ thống dựa trên các tiêu chuẩn quản lý quốc tế: ISO 9001; ISO 14001; ISO 45001; ISO 27001.

Tùy thuộc vào ngành nghề và mục tiêu cụ thể của tổ chức, có thể áp dụng các tiêu chuẩn khác nhau hoặc kết hợp giữa chúng để đảm bảo hệ thống hoạt động một cách hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn cần thiết.

OMQPI thực hiện tư vấn chuẩn hóa hệ thống cho tổ chức:

• Đánh giá hiện trạng: Xác định và đánh giá các hoạt động, quy trình và hệ thống hiện tại của tổ chức, bao gồm việc phân tích các quy trình làm việc, hệ thống công nghệ thông tin, cũng như đánh giá chất lượng và hiệu suất.
• Xác định mục tiêu và tiêu chuẩn: Xác định các mục tiêu và tiêu chuẩn mà tổ chức muốn đạt được thông qua việc chuẩn hóa hệ thống, các tiêu chuẩn bao gồm: chất lượng, an toàn, bảo mật và quản lý.
• Thiết kế quy trình và hệ thống mới: đảm bảo rằng chúng đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn.
• Triển khai và thử nghiệm: đảm bảo rằng chúng hoạt động đúng cách và đáp ứng được mục tiêu và tiêu chuẩn.
• Đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên về các quy trình và hệ thống mới hoặc cải thiện, đảm bảo rằng họ hiểu và tuân thủ các quy tắc và quy trình mới.
• Theo dõi và đánh giá: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của các quy trình và hệ thống được chuẩn hóa để đảm bảo rằng chúng vẫn đáp ứng được các mục tiêu và tiêu chuẩn, và thực hiện các điều chỉnh và cải thiện cần thiết.
• Đăng ký đánh giá chứng nhận: Khi thay đổi hệ thống và áp dụng thành công, đăng ký để đạt chứng nhận tương đương để nâng cao uy tín tổ chức và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Chuẩn hóa hệ thống làm nền tảng cho doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng và phát triển quy mô

Chuẩn hóa hệ thống là cơ sở quan trọng và là bước đầu tiên mà bất cứ doanh nghiệp nào khi muốn mở rộng kinh doanh, phát triển lên những quy mô lớn hơn, mở rộng chi nhánh, địa điểm sản xuất, ... nên thực hiện. Việc nhân bản mô hình sản xuất và kinh doanh sẽ trở nên dễ dàng và giảm thiểu thất bại hơn khi mô hình cơ sở được thực hiện chuẩn chỉnh, đáp ứng đúng yêu cầu và thị trường.

• Chuẩn hóa hệ thống trước khi nhân bản mô hình, mở rộng quy mô, phát triển:
• Quy trình thực hiện đảm bảo đúng, đúng yêu cầu, đúng với thị trường, khách hàng
• Xây dựng các phương án xử lý từng vấn đề, nguy cơ từ cấp độ nhỏ nhất
• Thiết kế nguyên tắc vận hành, đảm bảo tuân thủ và chủ động thực hiện
• Nhân sự hiểu được mối quan hệ tương tác với hệ thống chung 
• Văn hóa làm việc đồng bộ

Chuẩn hóa hệ thống sẵn sàng cho chuyển đổi số

Chuẩn hóa hệ thống là bước quan trọng và cần thiết trước khi tổ chức thực hiện chuyển đổi số - ứng dụng công nghệ vào hoạt động thực tế, đưa mọi hoạt động từ thực tiễn của doanh nghiệp lên môi trường số. Nếu hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp chưa được chuẩn hóa nghĩa là quy trình còn rối ren, nghiệp vụ chưa được xác định, dữ liệu chưa được đồng bộ thì việc ứng dụng công nghệ để chuyển đổi số sẽ khó mà thành công. 

Thực hiện chuẩn hóa hệ thống trước khi chuyển đổi số cho doanh nghiệp giúp:

• Vận hành doanh nghiệp tự động hóa: Các Quy trình và Nghiệp vụ được chuẩn hóa phù hợp với hoạt động vận hành và kinh doanh, toàn bộ nhân sự hiểu và nắm được chức năng, mối tương tác với các bộ phận liên quan là cơ sở và điều kiện quan trọng để doanh nghiệp ứng dụng công nghệ chuyển đổi số, các hoạt động được thực hiện một cách tự động. Công việc chuẩn hóa quy trình này sẽ giúp cho các hoạt động của doanh nghiệp trong kinh doanh được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn, ít khi gặp sai sót.
• Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số: Việc chuẩn hóa từ trước về quy trình, nghiệp vụ và đồng bộ dữ liệu giúp việc đăng tải dữ liệu, sắp xếp hoạt động, phân quyền chức năng, công việc trên phần mềm diễn ra nhanh chóng, ít sai xót, mắc lỗi. 
• Đảm bảo tính nhất quán và tương thích: đảm bảo rằng các hệ thống mới và công nghệ số có thể tích hợp và hoạt động một cách hiệu quả.
• Tăng cường quản lý rủi ro: tổ chức xác định và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến quy trình, an toàn thông tin và tuân thủ quy định, từ đó tăng cường tính bảo mật và minh bạch trong quá trình chuyển đổi số.
• Tăng cường sự linh hoạt và sẵn sàng cho thay đổi: Chuẩn hóa hệ thống tạo ra một nền tảng linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh, giúp tổ chức sẵn sàng đối mặt với các thay đổi và cơ hội mới trong môi trường kinh doanh chuyển đổi nhanh chóng.