Tư vấn xây dựng hệ thống quản lý sẵn sàng cho chuyển đổi số

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là việc tích hợp, áp dụng công nghệ số để nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả quản lý, nâng cao năng lực, sức cạnh tranh của doanh nghiệp và tạo ra các giá trị mới.

Các hoạt động chuyển đổi số bao gồm:

• Số hóa dữ liệu quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Áp dụng công nghệ số để tự động hóa, tối ưu hóa các quy  trình nghiệp vụ, quy trình quản lý, sản xuất kinh doanh, quy  trình báo cáo, phối hợp công việc trong doanh nghiệp.
• Chuyển đổi toàn bộ mô hình kinh doanh, tạo thêm giá trị  mới cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý là gì?

Hệ thống quản lý (Management System) là một khái niệm tổng quát để mô tả một hệ thống được thiết kế để quản lý và tổ chức một tập hợp các yếu tố, quy trình, hoặc hoạt động trong một tổ chức hoặc hệ thống cụ thể. Hệ thống quản lý có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau và có các biến thể riêng biệt tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể.

Xây dựng hệ thống quản lý sẵn sàng cho chuyển đổi số là gì?

Xây dựng hệ thống quản lý sẵn sàng cho chuyển đổi số là việc thiết kế và triển khai các quy trình, công nghệ và hạ tầng trong tổ chức để sẵn sàng và linh hoạt đối mặt với các thách thức và cơ hội của chuyển đổi số. Chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi các quy trình truyền thống thành dạng số hóa, sử dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh. 

Xây dựng hệ thống quản lý sẵn sàng cho chuyển đổi số đòi hỏi một chiến lược toàn diện và tích hợp từ cấp cao nhất của tổ chức đến cấp chi tiết nhất của quy trình.

Yếu tố quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý sẵn sàng cho chuyển đổi số:

• Ứng dụng công nghệ: Đầu tiên và quan trọng nhất là sử dụng và tích hợp công nghệ thông tin hiện đại vào quy trình và hạ tầng tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) và các công nghệ khác để tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
• Tạo nền tảng dữ liệu mạnh mẽ: Xây dựng và duy trì nền tảng dữ liệu có khả năng tích hợp, linh hoạt và an toàn là quan trọng. Dữ liệu là nguồn cung cấp thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định và phân tích hiệu suất.
• Đào tạo và phát triển nhân sự: Đảm bảo nhân sự có đủ kỹ năng để sử dụng và tương tác với các công nghệ mới là một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi số. Đào tạo và phát triển liên tục là chìa khóa để duy trì sự linh hoạt trong tổ chức.
• Bảo mật thông tin: Với sự tăng cường về mặt số hóa, bảo mật thông tin trở thành một vấn đề quan trọng. Hệ thống cần được thiết kế với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức.
• Tối ưu hóa quy trình kinh doanh/sản xuất: Chuyển đổi số cũng liên quan đến việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh/sản xuất. Điều này có thể bao gồm tự động hóa các quy trình, giảm giấy tờ và tăng cường sự linh hoạt trong các hoạt động hàng ngày.

Tại sao cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số hóa hệ thống quản lý cho doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp cải thiện hiệu suất, tăng cường sự linh hoạt và nâng cao khả năng cạnh tranh. Dưới đây là một số lý do quan trọng:

1. Tăng cường hiệu suất và năng suất: Hệ thống quản lý số giúp tự động hóa nhiều quy trình công việc, giảm thiểu lỗi nhân sự và tăng cường hiệu suất làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả hơn.

2. Quản lý thông tin hiệu quả hơn: Hệ thống số hóa giúp tổ chức lưu trữ, quản lý và truy cập thông tin một cách dễ dàng hơn. Điều này giúp tăng cường sự trasparency và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.

3. Linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng: Các hệ thống số hóa cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với thay đổi nhanh chóng trong môi trường kinh doanh. Điều này giúp tăng cường khả năng linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng đối với yêu cầu thị trường.

4. Tăng trải nghiệm khách hàng: Quản lý số có thể giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua các dịch vụ trực tuyến, tiện ích tự động và khả năng tương tác nhanh chóng.

5. Tiết kiệm chi phí: Hệ thống số hóa giảm thiểu nhu cầu về giấy tờ và công việc thủ công, giúp giảm chi phí hoạt động và quản lý.

6. Nâng cao độ chính xác và kiểm soát: Công nghệ số hóa giúp tăng cường độ chính xác trong quá trình ghi chép và theo dõi thông tin, đồng thời cung cấp các công cụ kiểm soát để ngăn chặn lỗi.

7. Tạo ra cơ hội mới: Sự chuyển đổi số mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp, bao gồm cơ hội mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm và dịch vụ mới, cũng như tạo ra các mô hình kinh doanh sáng tạo.

8. Định vị cạnh tranh: Doanh nghiệp có thể tận dụng công nghệ số hóa để định vị cạnh tranh, thu hút khách hàng và duy trì vị thế trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

Mô hình chuyển đổi số hệ thống quản lý

Các module trong phần mềm:

• KPI
• Marketing
• Sale 
• Quản lý đơn hàng – dự án
• Lập kế hoạch sản xuất/dịch vụ
• Kỹ thuật: nghiên cứu phát triển sản phẩm, định mức sản phẩm (vật tư, thời gian), tiêu chuẩn chất lượng, định
• Mua hàng và quản lý kho
• Quản lý thiết bị
• Quản lý sản xuất
• Quản lý chất lượng 
• Giao hàng
• Chăm sóc khách hàng
• Tuyển dụng
• Đào tạo
• Quản lý hành chính: Quản lý nhân sự, Tiền lương, nghỉ phép, …
• Quản lý tài sản: xe, thiết bị…
• Tài chính – kế toán
• Báo cáo – Dashboard
• Văn hóa doanh nghiệp
• Quản lý công việc cá nhân
• Chatbox
• Cơ sở dữ liệu

Thời gian và giai đoạn thực hiện chuyển đổi số

- Áp dụng cho mọi loại hình, tổ chức.

- Thời gian từ 5 đến 6 tháng.

Giai đoạn thực hiện:

• Giai đoạn chuẩn bị 
• Giai đoạn thiết kế hệ thống
• Giai đoạn xây dựng hệ thống 
• Triển khai áp dụng và giám sát thực hiện
• Đánh giá nội bộ HTQL

Tại sao lựa lựa chọn OMPQI?

1. Tiếp cận với xu hướng thế giới

• Có được lộ trình chuyển đổi số rõ rang;
• Có kế hoạch và chuẩn bị nguồn lực cho chuyển đổi số;
• Hệ thống có thể chuyển đổi số nhanh chóng khi có nhu cầu.

2. Lợi ích trong quản trị:

• Mục tiêu, chiến lược và KPI rõ ràng: tài chính, khách hàng, quá trình nội bộ, học hỏi – phát triển;
• Hệ thống được phân luồng và liên kết;
• Số liệu được tổng hợp và minh bạch;
• Hệ thống báo cáo, phân tích dữ liệu tự động khi có dữ liệu được cập nhật. Cảnh báo khi xác định có thể không đạt được mục tiêu: ngày, tháng, quý;
• Quản lý nắm bắt nhanh tình trạng sản xuất/ dịch vụ.

3. Lợi ích kinh tế

• Tăng năng suất lao động
• Giảm chi phí về mặt chất lượng
• Giảm lãng phí trong hoạt động sản xuất
• Nâng cao được hình ảnh trước khách hàng

4. Kỹ năng làm việc của nhân sự

• Quản lý cấp trung nâng cao được kỹ năng quản lý khi tiếp cận và vận hành hệ thống;
• Nhân sự được tham gia đào tạo từ đó nâng cao được nhận thức và kỹ năng trong công việc;
• Nhân sự tham gia sẽ tự đánh giá được kỹ năng của bản than: điểm mạnh, điểm yếu và điểm cần thay đổi để phù hợp với hệ thống.