Kết Hợp Kaizen Và 5S Cho Công Ty Quy Mô Vừa Và Nhỏ

Ở Việt Nam có nhiều ngành công nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Thiếu năng suất, thời gian thực hiện lâu hơn, thời gian xử lý, tình trạng hết hàng là những vấn đề lớn mà ngành phải đối mặt. Để giải quyết vấn đề đang gặp phải, OMPQI xác định rõ 02 phương pháp chính là Kaizen và 5S.

Việc thực hiện Kaizen tập trung vào việc giảm thời gian sản xuất bằng cách cải thiện năng suất của ngành và việc thực hiện 5S nhấn mạnh vào việc sử dụng hiệu quả nhất không gian, thời gian, tiền bạc, năng lượng và các nguồn lực khác của công ty...Phương pháp này làm giảm các vấn đề và tắc nghẽn trong quy trình làm việc.

Thị trường thay đổi và tác dụng của 5S và Kaizen

Toàn cầu hóa đã đưa thế giới đến gần nhau hơn, đặc biệt thông qua việc chia sẻ nền kinh tế chung hay chia sẻ việc làm. Trong quá trình này, hầu hết các quốc gia phát triển như Mỹ, Nhật Bản đều tìm kiếm nhà cung ứng nguyên vật liệu bên ngoài hoặc gia công, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, cho các nước có chi phí thấp như: Việt Nam, Ấn Độ, Trung Quốc...Như vậy, người dân ở các nước phát triển được hưởng lợi từ các sản phẩm giá rẻ, chất lượng cao; trong khi người dân ở các quốc gia có chi phí thấp được hưởng lợi từ việc tạo ra nhiều việc làm hơn ở quốc gia của họ.

Một phần rào cản kĩ thuật thị trường nước ngoài ngày càng được nâng cao, nên khách hàng rất am hiểu, có nhiều thông tin và họ yêu cầu chất lượng sản phẩm cao nhất. Họ không ngừng tìm kiếm những sản phẩm có chất lượng cao nhất trên thị trường. Công ty không áp dụng thay đổi mới sẽ mất thị phần hoặc bán với lợi nhuận ít hơn.

Vì vậy, công ty cần sản xuất sản phẩm của mình với chất lượng cao, với chi phí tối thiểu cho khách hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng đúng thời hạn. Kaizen và 5S là những phương pháp được sử dụng để tổ chức, tiêu chuẩn hóa và liên tục cải tiến khu vực làm việc. Đây là phương pháp và công cụ hiệu quả nhất của sản xuất tinh gọn để liên tục hoàn thiện và phát triển của tổ chức.

Đánh giá những gì hiện có

1. Chi tiết phân bổ máy móc thiết bị

Thực hiện kiểm kê và ghi chép lại chi tiết phân bổ máy móc thiết bị trong tổ chức.

2. Lao động

Xác định tổng số nhân viên và lao động hiện có tại tổ chức, phân theo phòng, ban, bộ phận.

Phân bổ lao động theo kỹ năng, công việc.

3. Dòng thành phần nguyên liệu

Xác định quy trình của dòng nguyên liệu. Ví dụ:

1. Nguyên liệu thô được kiểm tra lần 1 khi nhập nguyên liệu thô.

2. Vật liệu được chấp nhận trong quá trình này được người trợ giúp vận chuyển bằng tay từ các máy khác nhau qua quy trình trên từ các máy khác nhau.

3. Thành phần hoàn thiện trong thành phần được kiểm tra và bị loại bỏ được gửi đến khu vực bị loại bỏ và phế liệu và các thành phần cuối cùng được chấp nhận qua quá trình kiểm tra sẽ được đóng gói và gửi đến nhà cung cấp.

4. Kiểm soát chất lượng

Thống kê danh sách các thiết bị sử dụng để kiểm soát chất lượng được sử dụng để kiểm tra trực tuyến các thông số quy trình khác nhau của nguyên liệu thô, linh kiện. Ví dụ như: Máy đo chiều cao, Máy đo lỗ khoan, Micromet, Khối đo, Máy đo độ sâu, Thước caliper...Dụng cụ được cất giữ trong các giá đỡ cạnh máy hoặc trong các giá đỡ chung.

Nhận diện vấn đề

Có thể sẽ có một số vấn đề nhận diện được sau khảo sát đánh giá, tùy mỗi tổ chức sẽ có những vấn đề khác nhau và không tổ chức nào giống tổ chức nào, đó là lý do cần chuyên gia hỗ trợ để nhận diện vấn đề nhanh nhât và đưa ra phương án xử lý. Ví dụ tại một nhà máy có thể nhận được được một số vấn đề như sau:

1. Dòng nguyên liệu thô không phù hợp: Trong điều kiện hiện tại, việc kiểm tra quy trình và kiểm tra cuối cùng rất khó thực hiện ra ngoài vì không còn chỗ thích hợp do bố trí xưởng máy không phù hợp.

2. Bàn giao vật liệu không đúng cách: Việc sử dụng kỹ thuật xử lý vật liệu chưa phù hợp nên luồng vật liệu không được luân chuyển tinh giản nó cản trở tốc độ sản xuất.

3. Tận dụng không gian sàn không hợp lý: Cách bố trí hiện tại của ngành chưa được tận dụng nhiều. Việc bố trí nhà máy mang lại nhiều không gian hơn cho các khu vực không hiệu quả như bãi đậu xe, văn phòng, ít không gian hơn cho khu vực sản xuất dành cho máy móc, kiểm tra thiết bị, không gian lưu trữ, v.v.

4. Tỷ lệ và năng suất sản xuất thấp: Thời gian xử lý nguyên liệu, dòng nguyên liệu thô không phù hợp và đặt sai vị trí thiết bị là những nguyên nhân cản trở năng suất.

5. Sự cố về điện: Nguồn điện cung cấp cho công ty được lấy từ đường dây thương mại địa phương, không có bất kỳ sự cố nào máy biến áp đặc biệt của công ty dẫn đến sự cố về điện thường xuyên xảy ra

6. Không đạt mục tiêu đúng thời hạn: Vì những nguyên nhân trên nên mục tiêu sản xuất không đạt được.

Áp dụng 5S và kết quả

Với nhận diện, phân tích các vấn đề như ở ví dụ trên, sẽ đưa cách giải quyết áp dụng như sau:

Seiri - Sàng lọc: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc. Khi bắt đầu triển khai chữ S thứ nhất, nhiều hạng mục ở nơi làm việc đã được gắn thẻ màu đỏ. Việc gắn thẻ màu đỏ cho biết rằng vật phẩm đó không cần thiết hoặc nếu không nó đã được đặt sai vị trí. Sau khi tất cả các mặt hàng và thiết bị được gắn thẻ đỏ được chuyển ra khỏi gian hàng, sẽ có thêm không gian trong cửa hàng. Những khu vực này sau đó được sử dụng để tạo ra vật liệu và luồng giao thông trơn tru hơn.

+ Lợi ích:

- Tăng năng suất – Mục đích của từng khu vực làm việc sẽ rõ ràng hơn, dẫn đến quy trình làm việc hiệu quả cao.

2- Người lao động sẽ hài lòng hơn với môi trường của họ Tinh thần của nhân viên sẽ tăng lên khi các đồ vật hoặc vật liệu vụn có khả năng gây nguy hiểm cho sức khỏe được xác định và loại bỏ.

Seiton - Sắp xếp: Đặt chúng ở vị trí thích hợp và theo thứ tự hợp lý. Ở đây những mục được đánh dấu màu đỏ là những thứ còn lại được loại bỏ và đặt ở nơi thích hợp giúp dễ dàng tìm thấy và dọn dẹp đống lộn xộn hoặc di dời chúng.

+ Lợi ích:

- Cải tiến quy trình (tăng hiệu lực và hiệu quả).

- Rút ngắn thời gian tìm kiếm những thứ cần thiết.

- Cải thiện an toàn.

Seiso - Sạch sẽ: Để duy trì bầu không khí làm việc sạch sẽ và có tổ chức, người ta sử dụng bảng bóng cung cấp dịch vụ vệ sinh. Một số các khu vực trong trạm làm việc gặp khó khăn trong việc giữ mọi thứ sạch sẽ. Bằng cách tạo ra các bảng bóng cung cấp chất tẩy rửa và địa điểm cho những vật dụng đó, mọi người đều biết nơi để lấy chúng khi cần và nơi chúng thuộc về sau hoàn thành công việc

+ Lợi ích:

- Lợi ích của nơi làm việc sạch sẽ có thể thấy rõ sau một thời gian ngắn.

- Tinh thần của nhân viên tăng lên và thời gian hiệu quả nhất có thể được dành cho những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Seiketsu - Săn sóc: Để đạt được săn sóc, các công nhân trong bộ phận đã đồng ý rằng mọi người nên góp phần dọn dẹp hàng ngày nơi làm việc. Hơn nữa, vào cuối tuần làm việc nhiều hơn
việc dọn dẹp chi tiết được thực hiện, việc thực hiện được kiểm soát bởi một nhân viên tận tâm trong một tuần làm sạch lên nhiệm vụ.

+ Lợi ích:

- Tăng cường an toàn và giảm ô nhiễm công nghiệp.

- Xây dựng các thủ tục xác định tiến trình của các quy trình

Shitsuke - Sẵn sàng: Sau khi thực hiện thành công quy trình theo 5S, tính kỷ luật để duy trì là điều quan trọng nhất. Thích hợp nhận thức, cơ cấu và quy trình chính xác, sự hỗ trợ từ người lao động và quản lý, khả năng thích ứng với 5S là rất quan trọng đối với cải tiến liên tục. Để đạt được điều đó, một bảng quan sát 5S được chuẩn bị để hỗ trợ việc thực hiện của quy trình 5S. Việc quan sát được thực hiện hàng tháng và kết quả được phân tích.

+ Lợi ích:

- Nâng cao nhận thức và tinh thần.

- Giảm số lượng sai sót do thiếu chú ý.

- Xử lý theo quyết định.

- Cải thiện quy trình giao tiếp nội bộ.

- Cải thiện sự tương tác trong quan hệ con người.

Hiệu quả sau khi triển khai 5S & Kaizen

Triển khai 5S & Kaizen giúp tổ chức đạt được mức sử dụng không gian tốt hơn, an toàn cho nhân viên, ít phạm vi sai sót hơn, cải tiến năng suất và hệ thống tồn kho. Điều này cũng giúp tăng khả năng sử dụng máy, bảo trì và vệ sinh thiết bị, duy trì nơi làm việc lành mạnh, dễ kiểm tra, thông báo nhanh chóng về thiệt hại (nguyên nhân gốc rễ của lỗi), loại bỏ khả năng xảy ra tai nạn trong công ty. Nhận thức về Khái niệm LEAN gián tiếp cải thiện tinh thần của nhân viên với môi trường làm việc tốt hơn.