Mẫu ra quyết định là gì?

Bạn không cần phải là một nhà lãnh đạo thế giới, một CEO nổi tiếng hay một phù thủy công nghệ mới nhận ra rằng mỗi quyết định chúng ta đưa ra đều cần có thời gian và năng lượng tinh thần. Kiểm tra bài viết của chúng tôi về sự mệt mỏi khi quyết định để tìm hiểu thêm.

Có vô số câu chuyện về những tên tuổi nổi tiếng cắt giảm tủ quần áo của mình chỉ để lựa chọn hai bộ trang phục đơn giản. Barack Obama giới hạn sự lựa chọn cà vạt và áo sơ mi của mình trong hai màu, Mark Zuckerberg được biết đến với chiếc áo phông màu xám đặc trưng của mình, Steve Jobs hiếm khi được nhìn thấy mặc bất cứ thứ gì ngoại trừ áo len đen và quần jean xanh.

Nhiều người thông minh tìm cách đơn giản hóa các lựa chọn của mình để ít có khả năng phải chịu đựng sự mệt mỏi khi quyết định. Sau đó, chúng ta sẽ tìm kiếm một số hệ thống ra quyết định phổ biến và tìm hiểu cách chúng hoạt động. Chúng ta sẽ khám phá cách chúng có thể giúp bạn suy nghĩ rõ ràng hơn và đưa ra những lựa chọn sáng suốt hơn.

Tuy nhiên, trước tiên, hãy tìm hiểu mẫu ra quyết định là gì và tại sao bạn có thể sử dụng mẫu đó.

Mẫu ra quyết định là gì?

Ở dạng đơn giản nhất, mẫu ra quyết định là danh sách những ưu và nhược điểm. Vấn đề là trong thế giới ngày nay, với đầy những ràng buộc về ngân sách và thời hạn của dự án, điều này thường là không đủ. Chúng ta cần các mẫu được thiết kế để giúp chúng ta đưa ra những quyết định sáng suốt và chính xác.

Các mẫu ra quyết định giúp thu hẹp các lựa chọn của bạn, xác định những vấn đề quan trọng và đưa ra những quyết định phức tạp trở nên đơn giản hơn.

Tại sao nên sử dụng?

Có vô số lý do để sử dụng mẫu ra quyết định. Hãy cân nhắc việc sử dụng một công cụ để giúp bạn:

• Xác thực quyết định bạn đã đưa ra và dự đoán một số kết quả có thể xảy ra,
• Tìm hiểu xem những quyết định bạn đưa ra có dẫn đến kết quả bạn mong muốn hay không.
• Đưa ra các quyết định phức tạp dễ quản lý hơn.

Ma trận quyết định là gì?

Ma trận quyết định là thứ được sử dụng để giúp chúng ta trong quá trình ra quyết định bằng cách đánh giá các lựa chọn và tiêu chí khác nhau. Ma trận được sử dụng để so sánh các lựa chọn, nêu bật ưu và nhược điểm hoặc đưa ra lựa chọn tốt nhất có thể. Trong kinh doanh, chúng được sử dụng để tổ chức thông tin nhằm giúp quá trình ra quyết định hiệu quả hơn. Chúng có thể được sử dụng để:

• Theo dõi doanh số bán hàng theo thời gian.
• Theo dõi hành vi của người tiêu dùng để phát hiện các mẫu
• Quản lý thời gian của bạn hiệu quả hơn. Hãy xem bài đăng của chúng tôi về 'Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn' để biết thêm.
• Theo dõi mức độ sản xuất để bạn có thể biết bạn có thể cải thiện hoạt động ở đâu và bằng cách nào và tối đa hóa hiệu quả.

Hãy xem xét một số ví dụ về ma trận, quy trình và mẫu ra quyết định.

Các mẫu và quy trình ra quyết định chung

Phân tích sơ đồ quyết định và phân tích dạng bảng đều là những mẫu phổ biến để quản lý dự án nhằm giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ và đảm bảo những người liên quan vẫn có động lực và làm việc hiệu quả.

Hãy lần lượt tìm hiểu từng vấn đề.

Sơ đồ quyết định

Sơ đồ quyết định là biểu đồ quy trình công việc hiển thị một tập hợp các quy tắc quyết định, được tạo thành từ:

• Các điểm mấu chốt- đại diện cho một sự kiện hoặc quyết định.
• Các nhánh – minh họa các kết quả có thể xảy ra của một quyết định hoặc sự kiện.

Sơ đồ quyết định có thể giúp dự đoán kết quả của một loạt các sự kiện hoặc quyết định ngẫu nhiên. Sau đó, bạn có thể cân nhắc từng kết quả tiềm năng và quyết định một hành động thích hợp.

Phân tích dạng bảng

Kỹ thuật này giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách cung cấp cho bạn cách đánh giá một số lựa chọn có thể. Các tùy chọn được trình bày trong một bảng, trong đó mỗi hàng thể hiện một lựa chọn khác nhau và mỗi cột thể hiện một yếu tố khác nhau của vấn đề bạn muốn giải quyết hoặc quyết định mà bạn muốn đưa ra. Ý tưởng là đưa ra lựa chọn có điểm cao nhất vì nó đáp ứng nhiều tiêu chí cần thiết hơn bất kỳ lựa chọn nào khác.

Để sử dụng phân tích lưới:

• Chọn một vấn đề cần xem xét hoặc một quyết định bạn cần đưa ra
• Chia vấn đề hoặc quyết định thành những phần nhỏ hơn.
• Vẽ bảng gồm các cột và hàng.
• Liệt kê các phần của vấn đề hoặc quyết định trong các hàng.
• Liệt kê các khía cạnh của quyết định hoặc vấn đề mà bạn muốn xem xét trong các cột.
• Phân tích các khía cạnh khác nhau trong các cột cho mỗi hàng.
• Xem xét bạn có thể rút ra kết luận gì từ phân tích của mình. Sự lựa chọn hoặc giải pháp nào bạn cho là tốt nhất dành cho mình?

Một quá trình ra quyết định phổ biến khác là phân tích chi phí-lợi ích.

Phân tích lợi ích chi phí

Hình thức phân tích này thường được sử dụng nhất khi chúng ta cần xác định và đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của các phương pháp khác nhau để đưa ra quyết định. Đây là một hình thức phân tích tuyệt vời để sử dụng nếu bạn cần so sánh các cách tiếp cận, lựa chọn hoặc giải pháp khả thi cho một vấn đề.

Hầu hết các mẫu ra quyết định đều được thiết kế dưới dạng hỗ trợ trực quan, giúp bạn xem thông tin dưới dạng biểu đồ, bảng hoặc dưới dạng sơ đồ. Hầu hết chúng ta dễ dàng xác định và hiểu được mối quan hệ giữa một loạt các quyết định hơn. Những biểu diễn trực quan này có thể cung cấp những hiểu biết bất ngờ. Hình dung thông tin có thể giúp bạn hiểu rõ hơn một quyết định phức tạp hoặc một vấn đề khó khăn và cũng có thể giúp bạn ghi nhớ mọi thứ tốt hơn.

Khi đó, việc sử dụng mẫu đưa ra quyết định không chỉ có thể giúp bạn suy nghĩ rõ ràng hơn và đơn giản hóa những gì bề ngoài có thể là một vấn đề hoặc lựa chọn phức tạp mà còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Dưới đây là tìm hiểu lý do tại sao việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả lại quan trọng nếu bạn muốn đưa ra quyết định sáng suốt.

Tầm quan trọng của việc ưu tiên

Nếu bạn muốn đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn, bạn phải học cách xếp hạng các quyết định theo thứ tự quan trọng và ưu tiên các nhiệm vụ. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là sử dụng Ma trận Eisenhower, được chia thành 4 góc:

• Khẩn cấp và quan trọng – Dành cho những nhiệm vụ cần được thực hiện ngay lập tức và thường bao gồm các trường hợp khẩn cấp và thời hạn.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp – Những nhiệm vụ thuộc danh mục này có thể được lên lịch thực hiện sau nhưng vẫn quan trọng. Chúng có thể bao gồm các nhiệm vụ như thiết lập mục tiêu.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Đây là những nhiệm vụ hoặc quyết định bạn có thể ủy thác cho người khác. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu đồng nghiệp giải quyết một số yêu cầu email nhạy cảm về thời gian.
• Không khẩn cấp và không quan trọng – Những quyết định hoặc nhiệm vụ này có thể bị loại bỏ hoặc bỏ qua. Điều này có thể bao gồm những việc như quyết định mặc gì đi làm. Thu hẹp các lựa chọn của bạn để giúp bản thân dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian cũng như năng lượng tinh thần cho những lựa chọn và nhiệm vụ quan trọng.

Cuộc sống của chúng ta tràn ngập những quyết định khó khăn. Chúng ta hiếm khi có đủ thông tin cần thiết để đưa ra lựa chọn hoàn hảo, nhưng chúng ta có thể sử dụng các mẫu quyết định để tạo cho mình cơ hội tốt nhất để đưa ra lựa chọn tốt nhất có thể.

Trong thế giới quản lý dự án, chúng ta không ngừng đánh đổi và ưu tiên các nhiệm vụ để quản lý thời gian hiệu quả hơn và làm việc hiệu quả hơn. Sử dụng các mẫu và hệ thống ra quyết định để đưa ra quyết định dễ dàng hơn. Chúng tôi không thể cam kết những mẫu này sẽ giúp bạn quyết định nên mặc gì cho buổi đi chơi cuối tuần, nhưng chúng chắc chắn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn trong công việc.