Đánh giá ISO 9001 và những điều không tuân thủ là gì?

Đánh giá ISO 9001 là bước vô cùng quan trọng để xác nhận tổ chức vận hành và duy trì thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Đánh giá sẽ được thực hiện thường xuyên qua đánh giá nội bộ, đánh giá từ bên ngoài và thường được các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm thực hiện. Trong đánh giá sẽ phát hiện ra các điểm không tuân thủ (điểm không phù hợp), từ đó có phương án sửa đổi và cải tiến. Dưới đây là một số thông tin về đánh giá ISO 9001 và những điều không tuân thủ giúp tổ chức có kiến thức nhất định về đánh giá ISO 9001.

Đánh giá ISO 9001 là gì?

Đánh giá ISO 9001 là một phần quan trọng và cần thiết để đạt được và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Việc đánh giá sẽ giúp tổ chức:

• Đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng của bạn tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001.
• Xác định và giải quyết mọi vấn đề với Hệ thống quản lý chất lượng.
• Xác định những cải tiến tiềm năng cho hệ thống.
• Đảm bảo tổ chức thực hiện hành động thích hợp để đáp ứng các mục tiêu chất lượng của mình.

Đánh giá ISO 9001 là một quy trình có hệ thống, độc lập, khách quan và được ghi chép để thu thập dữ kiện. Những điều này sẽ giúp tổ chức xác định các vấn đề cần cải thiện và đảm bảo có sẵn các quy trình thực hiện tốt nhất.

Thúc đẩy cải tiến liên tục là một phần quan trọng của ISO 9001. Đó là lý do tại sao tiêu chuẩn này khuyến nghị nên thực hiện đánh giá nội bộ và bên ngoài thường xuyên (ít nhất mỗi năm 1 lần).

Đánh giá chứng nhận ISO 9001

Đánh giá chứng nhận ISO 9001 là bước cuối cùng trước khi các tổ chức nhận được chứng nhận ISO 9001. Chuyên gia đánh giá bên ngoài tổ chức (bên thứ ba) sẽ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đã triển khai cùng với các tài liệu liên quan để xem xét công ty có đáp ứng tất cả các yêu cầu ISO 9001 hay không.

Dựa trên những phát hiện, chuyên gia sẽ đánh giá và tổ chức sẽ cấp chứng nhận cho doanh nghiệp được đánh giá hoặc yêu cầu các hành động khắc phục trước khi được chứng nhận.

Hình thức đánh giá ISO 9001

Đánh giá ISO 9001 có thể được chia thành đánh giá nội bộ hoặc đánh giá bên ngoài. Đánh giá nội bộ được thực hiện trong doanh nghiệp và chịu trách nhiệm đáp ứng các tiêu chuẩn của ISO 9001. Đánh giá bên ngoài được lên kế hoạch và hoàn thành bởi các chuyên gia (đánh giá viên) bên ngoài doanh nghiệp. Chuyên gia đánh giá bên ngoài cung cấp kiến thức chính xác về các tiêu chuẩn ISO 9001 và đưa ra những ý kiến, góp ý mới về Hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

Có 03 lựa chọn mà doanh nghiệp có khi chọn cách tiến hành đánh giá ISO 9001:

♦ Tự đánh giá: Đánh giá được thực hiện bởi ban quản lý (ban ISO) hoặc nhân viên, bao gồm việc phản ánh những phản hồi mà khách hàng của doanh nghiệp đã cung cấp hoặc kiểm tra giám sát.

♦ Đánh giá tại chỗ: được lên lịch trước và thường mất ít nhất một ngày làm việc để thực hiện. Thời gian hoàn thành đánh giá thay đổi tùy theo các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, độ phức tạp của QMS trong doanh nghiệp và các yếu tố khác. Tần suất đánh giá ISO 9001 bên ngoài khác nhau nhưng thường được tiến hành hàng năm.

♦ Đánh giá từ xa (đánh giá online): có thể được hoàn thành thông qua các cuộc họp trên website, các phần mềm hoặc điện thoại, chuyển tài liệu điện tử. Nhưng hình thức này kém hiệu quả hơn so với đánh giá tại chỗ.

Gặp chuyên gia hỗ trợ ngay!

Quy trình đánh giá ISO 9001

Quy trình đánh giá ISO 9001 là dịp kiểm tra để đảm bảo QMS và các quy trình của tổ chức đáp ứng các tiêu chuẩn ISO 9001, gồm có các bước chính sau:

1. Xây dựng kế hoạch đánh giá và tiêu chí đi kèm.
2. Xây dựng đoàn đánh giá.
3. Bắt đầu đánh giá ISO 9001.
4. Phân tích dữ liệu.
5. Tổng hợp và báo cáo.
6. Theo dõi các vấn đề hoặc cải tiến được tìm thấy.
7. Đánh giá chứng nhận.

>>>Chi tiết các bước thực hiện đánh giá ISO 9001 tại đây.

Những điều không tuân thủ ISO 9001

Sự không tuân thủ (hay không phù hợp) là khi một tổ chức không đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Nhận diện những điểm không tuân thủ ISO 9001 là gì và cách giải quyết chúng là điều cần thiết nếu tổ chức muốn đảm bảo chất lượng của các quy trình, dịch vụ và sản phẩm của tổ chức cũng như khiến các bên liên quan hài lòng.

Sự không tuân thủ có thể xảy ra trong các quy trình, sản phẩm hoặc thậm chí trong hành động của nhân viên. Sự không tuân thủ thường được phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ và bên ngoài, cũng như trong quá trình kiểm tra định kỳ. Chúng có thể là bất kỳ lỗi nào, từ những lỗi xảy ra một lần có thể dễ dàng sửa đổi thành những lỗi lớn ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự tuân thủ của tổ chức với ISO 9001. Những lỗi này có thể được định nghĩa là những điểm không tuân thủ nhỏ và những điểm không tuân thủ nghiêm trọng.

Ví dụ:

• Thất bại trong việc giải quyết tình trạng suy giảm chất lượng.
• Không giám sát và đo lường đúng quy trình, thủ tục.
• Sai lầm do nhân sự gây ra.
• Thông số kỹ thuật của sản phẩm, chẳng hạn như số đo, không đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Đánh giá và quản lý rủi ro không hiệu quả.
• Không ghi lại các hành động khắc phục.
• Không xác định rõ ràng các tài liệu liên quan đến quy trình.
• Thiếu các tài liệu quan trọng như hồ sơ pháp lý hoặc đào tạo.

Những điểm không tuân thủ, nếu không được phát hiện và không được xử lý, có thể có tác động nghiêm trọng đến tổ chức.

Ví dụ: Việc không giải quyết tình trạng suy giảm chất lượng sản phẩm có thể khiến khách hàng không hài lòng và danh tiếng bị ảnh hưởng. Những hành động nhân sự lặp đi lặp lại không tuân theo các yêu cầu của ISO 9001 cũng có thể có tác động bất lợi đến cả tổ chức. Hơn nữa, việc sản xuất sản phẩm không đúng thông số kỹ thuật có thể dẫn đến việc phải thu hồi sản phẩm hoặc khởi động lại quy trình sản xuất, từ đó làm giảm mức năng suất. Điều này cũng sẽ không mang lại lợi ích gì cho tổ chức khi muốn làm hài lòng các bên liên quan.

Do đó, việc đảm bảo tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn của ISO 9001 và khắc phục mọi trường hợp không tuân thủ là điều cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức duy trì sự hài lòng và tin cậy của các bên liên quan, sự vận hành trơn tru của hệ thống và quy trình cũng như chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

>>>Xem thêm hướng dẫn xử lý những điểm không tuân thủ.