Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện đánh giá ISO

Đánh giá ISO là bước quan trọng để xác định tổ chức đã vận hành và duy trì thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO hay chưa, sau đó là bước cuối cùng trước khi tổ chức nhận được chứng nhận ISO. Chuyên gia đánh giá bên ngoài từ bên ngoài tổ chức sẽ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (QMS) mà tổ chức đã triển khai cùng với các tài liệu liên quan để xem liệu tổ chức có đáp ứng tất cả các yêu cầu ISO hay không.

Dựa trên những phát hiện của họ, chuyên gia đánh giá sẽ cấp chứng nhận cho tổ chức hoặc yêu cầu các hành động khắc phục trước khi tổ chức có thể được chứng nhận. Nếu tổ chức đã sẵn sàng để được đánh giá ISO và đảm bảo rằng có cơ hội tốt nhất để đạt được chứng nhận ISO, đây là hướng dẫn đánh giá chi tiết nhất bao gồm các bước cần thiết và mọi thứ tổ chức cần chuẩn bị để thực hiện đánh giá và đạt chứng nhận.

Hướng dẫn này được áp dụng cho ISO 9001, nhưng cũng có thể được áp dụng cho ISO 14001, 45001, 27001...

Chuẩn bị cho đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ là một hình thức kiểm tra trong đó tổ chức đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của mình để xem liệu có tuân thủ ISO 9001 hay không. Đánh giá nội bộ thường diễn ra trong quá trình triển khai QMS cũng như ngay cả sau khi được chứng nhận.

Cách tốt nhất để chuẩn bị cho cuộc đánh giá ISO 9001 bên ngoài là thực hành trước các cuộc đánh giá nội bộ. Mọi tổ chức muốn được chứng nhận ISO 9001 nên tiến hành đánh giá định kỳ để theo dõi tiến trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng và xem liệu có bất kỳ hành động khắc phục nào cần thiết để đáp ứng các yêu cầu chứng nhận hay không.

Đánh giá nội bộ sẽ có thể phát hiện ra bất kỳ sai sót nào trong hệ thống quản lý chất lượng và xác định bất kỳ yếu tố nào cần cải thiện trước khi đánh giá ISO 9001 bên ngoài để cấp chứng nhận.

Đánh giá nội bộ có thể được thực hiện lần thứ nhất, lần thứ hai đến khi nào tổ chức tự tin sẵn sàng để bước vào kì đánh giá chứng nhận. Nếu chưa rõ ràng về các bước đánh giá nội bộ, tổ chức cần thực hiện đào tạo ISO 9001 hoặc tìm kiếm đơn vị bên ngoài hỗ trợ đánh giá trước.

Cách chọn đánh giá viên nội bộ

Đánh giá nội bộ (chuyên gia đánh giá nội bộ) thường được thực hiện bởi một nhân viên (hoặc các nhân viên) trong tổ chức. Tuy nhiên, đánh giá nội bộ cũng có thể được thực hiện bởi các nhà cung cấp dịch vụ tư vấn về chứng nhận. Lưu ý rằng đánh giá viên nội bộ mà tổ chức chọn sẽ cần được đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất trước khi thực hiện đánh giá định kỳ; quá trình đào tạo có thể bắt đầu ngay khi tổ chức bắt đầu triển khai hệ thống quản lý chất lượng để có thể hỗ trợ quá trình chuyển đổi.

Tổ chức cần lựa chọn đủ đánh giá viên nội bộ (chuyên gia đánh giá nội bộ) để phụ trách từng bộ phận và khu vực trong tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, có thể chọn từ 1-4 đánh giá viên cho từng khu vực. Tổ chức cần có đủ đánh giá viên để đảm bảo rằng có thể đánh giá chéo các bộ phận để đảm bảo khách quan. 

Nguyên tắc chung là: 10% tổng số nhân viên của tổ chức phải là đánh giá viên. Vì vậy, nếu tổ chức có 100 nhân viên thì ít nhất mười người trong số họ phải là đánh giá viên.

Khi chọn đánh giá viên, hãy chọn những nhân viên có khả năng giao tiếp tốt và có sở trường tìm ra vấn đề cũng như giải quyết vấn đề. Cũng rất có lợi nếu họ có kỹ năng giao tiếp cá nhân tốt.

Một số công ty nhỏ hơn lựa chọn chỉ định trưởng nhóm ISO 9001 (hoặc người chịu trách nhiệm thực hiện các yêu cầu ISO 9001) làm đánh giá viên nội bộ vì họ đã thành thạo về ISO 9001.

Xây dựng một đội ngũ đánh giá nội bộ được đào tạo chuyên nghiệp

Để chuẩn bị tốt nhất cho cuộc đánh giá chứng nhận, tổ chức sẽ cần phụ thuộc nhiều vào đội ngũ đánh giá nội bộ của mình. Tuy nhiên, nếu hệ thống đánh giá của tổ chức không đạt tiêu chuẩn, sẽ không thể đạt được thành công như mong muốn. Dưới đây là một số gợi ý cần làm theo để xây dựng ra một đội ngũ đánh giá hiệu quả:

♦ Hiểu ISO 9001 - Đảm bảo đánh giá viên được đào tạo kỹ lưỡng và hiểu tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất.

♦ Chọn phòng ban - Xác định khu vực nào của tổ chức cần đánh giá trước khi bạn bắt đầu đánh giá định kỳ. Đôi khi các lĩnh vực cần đánh giá phụ thuộc vào quy mô của tổ chức. Nếu không chắc chắn nên tập trung vào bộ phận nào, hãy nghĩ xem bộ phận nào sẽ bị ảnh hưởng nhất bởi hệ thống quản lý chất lượng. Đó rất có thể là những lĩnh vực cần đánh giá thường xuyên.

♦ Tần suất đánh giá - Xác định tần suất tổ chức muốn thực hiện đánh giá nội bộ. Nhiều tổ chức sẽ lựa chọn thực hiện đánh giá nội bộ hàng quý hoặc hàng năm. Tần suất này cũng phụ thuộc vào quy mô của tổ chức.

♦ Kế hoạch đánh giá - Xây dựng kế hoạch đánh giá, cần những nguồn lực nào về danh sách kiểm tra và tài liệu? Cần bao nhiêu đánh giá viên cho quy mô tổ chức?

♦ Mục đích kiểm toán - Xác định mục đích kiểm toán nội bộ của công ty bạn. Bạn muốn học được gì từ những lần kiểm tra này? Mục tiêu và mục tiêu của bạn là gì? Bạn muốn tập trung vào một bộ phận cụ thể hay tập trung nhiều hơn vào các hệ thống bên trong nó?

♦ Gặp gỡ đánh giá viên - Gặp gỡ đánh giá viên. Đảm bảo mọi người đều thống nhất về kế hoạch, mục đích và phạm vi đánh giá.

♦ Chuẩn bị cho đánh giá viên - Đánh giá viên phải rất quen thuộc với các tài liệu mà họ sẽ kiểm tra. Họ nên hiểu thông tin họ nắm giữ và đặt câu hỏi cho đối tượng được đánh giá dựa trên thông tin đó.

♦ Thông tin đánh giá - Đánh giá viên cũng cần chuẩn bị để có thể giải thích cách thức hoạt động của quy trình đánh giá với đối tượng được đánh giá (bao gồm cả ban lãnh đạo) trước khi bắt đầu.

♦ Xem xét sau đánh giá - Sau khi đánh giá, đánh giá viên tổ chức một cuộc họp với bộ phận được đánh giá để thảo luận về những gì đã được thực hiện tốt và những gì cần cải thiện hoặc không đáp ứng các tiêu chuẩn ISO 9001.

♦ Hành động khắc phục - Khi vấn đề được đưa ra cho đối tượng được đánh giá, hãy cho họ quyền đề xuất hành động khắc phục của riêng mình. Bằng cách này, họ sẽ có tính chủ động hơn trong việc thực hiện các thay đổi.

♦ Tạo thời hạn - Yêu cầu đánh giá viên đưa ra thời hạn hợp lý cho đối tượng được đánh giá để hoàn thành các hành động khắc phục. Thời hạn có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp.

♦ Phản hồi của nhóm đánh giá - Cung cấp phản hồi cho nhóm đánh giá về cách họ thực hiện. Có điều gì có thể được thay đổi để phản ánh tốt hơn quá trình đánh giá thực sự diễn ra như thế nào? Cho phép họ điều chỉnh cho phù hợp cho lần đánh giá nội bộ tiếp theo.

♦ Bao gồm mọi người - Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng mọi người đều tham gia vào quá trình đánh giá, luân chuyển nhân viên làm tình nguyện viên để hỗ trợ đánh giá viên hoặc theo dõi họ trong quá trình đánh giá. Làm điều này sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về quy trình diễn ra như thế nào và tại sao chúng lại cần thiết. Họ cũng sẽ được chuẩn bị tốt hơn cho cuộc đánh giá bên ngoài khi đã biết trước và chuẩn bị sẵn sàng cho những gì sẽ diễn ra.

Quy trình đánh giá nội bộ là gì?

Trong quá trình đánh giá nội bộ, một thành viên (hoặc các thành viên) trong tổ chức sẽ được giao nhiệm vụ so sánh QMS của tổ chức với các tiêu chuẩn ISO 9001.

Họ sẽ bắt đầu bằng cách giải thích quy trình đánh giá sẽ hoạt động như thế nào trước khi bắt đầu đánh giá. Họ cũng sẽ trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà đối tượng được đánh giá đưa ra ngoài các vấn đề về tuân thủ mà họ đã biết và muốn giải quyết.

Sau cuộc họp khai mạc, các đánh giá viên sẽ bắt đầu thực hiện đánh giá. Nếu đánh giá viên nhận thấy có vấn đề không nằm trong phạm vi kiểm tra (hoặc không liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001 mà họ đang kiểm tra trong lĩnh vực đó), họ vẫn có thể đánh giá vấn đề đó để xem những rủi ro nào có thể xảy ra khi không giải quyết vấn đề đó. Nếu có khả năng sự cố có thể ảnh hưởng đến khả năng đủ điều kiện chứng nhận ISO 9001, họ có thể yêu cầu thực hiện hành động khắc phục.

Các vấn đề khác liên quan đến việc không tuân thủ ISO 9001 mà đánh giá viên phát hiện sẽ được giải quyết với đối tượng được đánh giá cũng như được tạo ra trong tài liệu mà họ tạo ra. Các tài liệu thường có dạng danh sách kiểm tra hoặc bảng cung cấp các thông tin sau:

• Phần của tiêu chuẩn ISO 9001
• Tên yêu cầu
• Quan sát và nhận xét
• Điều kiện chấp nhận được/thiếu sót (Có tuân thủ hay không tuân thủ yêu cầu ISO 9001?)

Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận ISO 9001 chính thức

Khi chuẩn bị cho cuộc đánh giá chứng nhận ISO 9001 từ bên thứ ba, cần tập trung vào việc thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Khi tổ chức đạt được chứng nhận ISO 9001, điều đó có nghĩa là tổ chức đã triển khai thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và đã chứng minh điều đó với chuyên gia đánh giá bên ngoài hoặc tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận.

Xây dựng kế hoạch

Bất kỳ hành động khắc phục nào được thực hiện ngay cả trước khi cuộc đánh giá nội bộ diễn ra sẽ giúp nâng cao cơ hội thành công trong quá trình đánh giá. Tạo một kế hoạch có thời gian cụ thể mọi hành động cần thực hiện để tuân thủ. Giữa các đợt đánh giá nội bộ, hãy thực hiện những hành động này để chúng có đủ thời gian tích hợp vào hệ thống quản lý chất lượng trước đợt đánh giá nội bộ tiếp theo. Bằng cách đó, vào thời điểm tổ chức thực hiện đợt kiểm tra tiếp theo, (các) đánh giá viên sẽ có thể cho xác nhận những hành động đó có đủ hay không hoặc có điều gì mới cần giải quyết hay không.

Đánh giá một cách nghiêm túc

Tổ chức sẽ có khoảng 2-3 tháng (tùy vào quy mô tổ chức) để chuẩn bị cho cuộc đánh giá chứng nhận của mình, vì vậy hãy đảm bảo  tổ chức tận dụng những gì có thể học được từ các cuộc đánh giá nội bộ của mình cho đến lúc đó. Hãy coi các cuộc đánh giá nội bộ của tổ chức như là cuộc đánh giá thực tế.

Chuyên nghiệp

Điều này đi cùng với việc thực hiện đánh giá một cách nghiêm túc. Đối xử công bằng với từng nhân viên và bộ phận như thể đó là bộ phận của riêng bạn.

Hiểu tiêu chuẩn ISO 9001

Mặc dù nhân viên không nhất thiết phải ghi nhớ các tiêu chuẩn ISO 9001 nhưng ít nhất họ cũng nên biết đủ để hiểu những kỳ vọng là gì và những gì sẽ được kiểm tra liên quan đến những kỳ vọng đó.

Chuẩn bị sẵn sàng cho nhân sự của tổ chức

Giống như đánh giá ISO 9001 bên ngoài, hãy đảm bảo nhân viên luôn chuẩn bị sẵn sàng trước khi đánh giá nội bộ. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ những gì sẽ xảy ra trong quá trình kiểm tra và thông tin/tài liệu họ cần biết.

Kiểm tra việc thực hiện

Vì các cuộc đánh giá nội bộ về cơ bản là hoạt động thực hành cho cuộc đánh giá chính thức bên ngoài nên đây là cơ hội hoàn hảo để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đã lập kế hoạch cho tổ chức của mình được triển khai chính xác và mọi quy trình mới đều được tuân thủ tương ứng.

Đây cũng là thời điểm tốt để đánh giá xem QMS của tổ chức có hoạt động hiệu quả hay không. Đánh giá nội bộ tạo cơ hội cho tổ chức điều chỉnh hệ thống của mình nếu có sai sót hoặc phần không tuân thủ ISO 9001.

Thực hiện theo các thủ tục thông thường

Trong quá trình đánh giá nội bộ, hãy đảm bảo tuân thủ các quy trình an toàn bên cạnh tất cả các quy trình khác cần được tuân thủ trong toàn bộ các phòng ban trong tổ chức.

Trung thực

Hãy chắc chắn rằng nhân viên trung thực với đánh giá viên. Mục đích của đánh giá nội bộ là giúp toàn bộ tổ chức cải thiện tốt trước khi đánh giá chứng nhận diễn ra. Những cải tiến không thể xảy ra nếu nhân viên của bạn không hoàn toàn minh bạch về cách thức hoạt động của bộ phận của họ.

Đánh giá từ bên thứ ba

Quy trình đánh giá bên ngoài sẽ hoạt động tương tự như quy trình đánh giá nội bộ; sự khác biệt duy nhất sẽ là ai sẽ thực hiện việc đánh giá. Để đạt được chứng nhận, tổ chức cần chứng minh sự tuân thủ ISO 9001 của mình với đánh giá viên bên ngoài hoặc bên thứ ba (tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận).

Đánh giá viên bên thứ ba (hoặc nhóm đánh giá viên) sẽ được tổ chức chứng nhận độc lập cấp chứng nhận ISO 9001 dựa trên kết quả từ chuyên gia đánh giá.

Quy trình kiểm tra chứng nhận

Đánh giá bên ngoài có thể diễn ra sau khi tổ chức hoàn thành đánh giá nội bộ thành công và có ít nhất 2-3 tháng tài liệu và hồ sơ về quy trình ISO 9001 của tổ chức.

Quy trình kiểm toán chính thức diễn ra theo 03 bước: cuộc họp khai mạc, quy trình đánh giá và cuộc họp bế mạc.

♦ Cuộc họp khai mạc
Khi (các) đánh giá viên bên ngoài đến, ban quản lý và đánh giá viên trước tiên sẽ gặp nhau để xem qua mọi ghi chú về cuộc họp xem xét của lãnh đạo và mục tiêu chất lượng của tổ chức.

Trong cuộc họp, (các) đánh giá viên cũng sẽ thảo luận về vai trò của họ và lịch trình đánh giá. Quá trình đánh giá có thể mất 01 tuần, tùy thuộc vào quy mô của tổ chức.

♦ Đánh giá các quy trình và hệ thống quản lý chất lượng

Sau cuộc họp khai mạc, (các) đánh giá viên sẽ xem xét các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức theo kế hoạch đánh giá (Lưu ý rằng một số quá trình xem xét có thể mất nhiều hoặc ít thời gian hơn dự kiến).

(Các) đánh giá viên sẽ đến thăm một số hoặc tất cả các phòng ban để kiểm tra xem các yêu cầu ISO 9001 được ghi trong tài liệu có được triển khai và nhân viên tuân theo hay không. (Các) đánh giá viên sẽ phỏng vấn các nhân viên, đặt câu hỏi và ghi lại những gì họ phát hiện được; tùy theo kết quả phát hiện, đánh giá viên có thể ghi chú để đánh giá thêm.

Đây sẽ là lúc hầu hết quá trình đánh giá diễn ra; trong bước này, tổ chức sẽ hiểu rõ hơn về những gì đang làm tốt và những gì có thể cần cải tiến để tuân thủ tốt hơn.

♦  Họp bế mạc

Nếu (các) đánh giá viên phát hiện bất kỳ vấn đề nào trong việc tuân thủ ISO 9001, họ sẽ nêu ra các vấn đề đó để tổ chức thực hiện hành động khắc phục trước khi nhận được chứng nhận ISO 9001. Một số đánh giá viên có thể đưa ra khuyến nghị dựa trên những phát hiện đó. Tất cả những điều này được ghi lại trong báo cáo kết quả đánh giá để quản lý cấp cao và nhân viên xem xét.

Tuy nhiên, nếu (các) đánh giá viên không tìm thấy bất kỳ vấn đề lớn nào với QMS, tổ chức sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9001 sau cuộc đánh giá.

Hướng dẫn vượt qua đánh giá chứng nhận ISO 9001 bên ngoài

Chuẩn bị sẵn sàng, bám sát kế hoạch

Để có một hệ thống ISO 9001 thành công đòi hỏi phải duy trì liên tục và mất một thời gian để triển khai. Đó chắc chắn không phải là thử thách trong thời gian ngắn.

Tạo lịch trình nêu rõ cách tổ chức dự định triển khai hệ thống ISO 9001. Những yêu cầu nào cần được đáp ứng trong thời gian 01 tháng? Trong thời gian 01 năm? Tạo một kế hoạch cụ thể với mốc thời gian và ghi chú quan trọng để đảm bảo luôn đi đúng hướng. Điều cuối cùng là phải đáp ứng các yêu cầu ISO 9001 vài tuần trước khi đánh giá chứng nhận chính thức bắt đầu.

Chuẩn bị cho nhân viên

Nhân viên và quản lý cũng nên chuẩn bị cho cuộc đánh giá. Đảm bảo họ được cập nhật về các tính năng của hệ thống quản lý chất lượng sau:

• Chính sách chất lượng - Đảm bảo tất cả nhân viên trong tổ chức hiểu chính sách đó. Họ không cần phải ghi nhớ, nhưng ít nhất họ phải hiểu rõ ràng về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức đòi hỏi những gì cùng với các mục tiêu của chính sách.
• Mục tiêu chất lượng - Nhân viên nên biết mục tiêu chất lượng của tổ chức là gì và cách thức đạt được mục tiêu. Nhân viên cần nắm được hệ thống giúp đáp ứng những mục tiêu này như thế nào.
• Đào tạo - Đảm bảo tất cả nhân viên đã được đào tạo bài bản để thực hiện vai trò của mình theo tiêu chuẩn ISO 9001.
• Tài liệu - Tất cả nhân viên và ban quản lý nên biết họ có thể lấy bản sao cập nhật tài liệu về các thủ tục, hướng dẫn công việc và các biểu mẫu liên quan đến vị trí và/hoặc bộ phận của họ ở đâu.
• Thông tin đánh giá chung - Thông báo cho nhân viên về phạm vi đánh giá, thời điểm dự kiến đánh giá và những gì đánh giá viên có thể kiểm tra trong bộ phận của họ.
• Phỏng vấn - Nhân viên phải có khả năng trả lời đánh giá viên một cách trung thực một cách tự tin và có thể thoải mái nói “Tôi không biết” nếu họ không chắc chắn về cách trả lời câu hỏi của đánh giá viên.

Xem xét tài liệu

Nhân viên cần quen thuộc với các tài liệu liên quan đến vai trò và lĩnh vực của họ, nhưng điều quan trọng là tài liệu phải chính xác ngay từ đầu. Đầu tiên  phải có sẵn các giấy tờ sau:

• Chính sách chất lượng
• Thủ tục
• Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
• Sơ đồ tổ chức hoặc sơ đồ quy trình
• Mục tiêu chất lượng
• Hướng dẫn công việc
• Các biểu mẫu
• Hồ sơ ghi chép

Trước khi kiểm tra, hãy xem lại tài liệu để đảm bảo rằng:

• Cập nhật với QMS hiện tại của tổ chức
• Được sự chấp thuận của quản lý và được nhân viên ủng hộ
• Tiếp theo là nhân viên, tài liệu liên quan đến
• Được lãnh đạo và nhân viên sử dụng đúng cách

Đảm bảo mọi tài liệu quá hạn hoặc không còn phù hợp sẽ bị xóa và không còn được sử dụng.

Đảm bảo các quy trình đang được tuân thủ

Tất cả các quy trình mà tổ chức đã triển khai theo tiêu chuẩn ISO 9001 (cho dù chúng có được ghi lại hay không) đều phải được tuân thủ. Đảm bảo nhân viên biết về mọi quy trình cập nhật của hệ thống quản lý chất lượng áp dụng cho vai trò và bộ phận của họ và họ đang tuân theo các hệ thống mới tương ứng.

Điều quan trọng nữa là phải kiểm tra xem các quy trình quan trọng có đang được tất cả nhân viên thực hiện đúng cách (và giống nhau) hay không.

Chuẩn bị sẵn sàng hoặc thực hiện các hành động khắc phục

Thực hiện các bước để giải quyết các vấn đề tái diễn ngay khi chúng xuất hiện trong quá trình đánh giá nội bộ. Bằng cách bắt đầu sớm, tổ chức có thể tìm ra giải pháp nhanh chóng, dễ hiểu cho những sai sót trong hệ thống quản lý chất lượng của mình.

Nếu đánh giá viên phát hiện ra vấn đề trong quá trình kiểm tra chính thức, họ sẽ cho tổ chức đủ thời gian để khắc phục những vấn đề đó và nếu tổ chức có thể giải quyết những xung đột đó thì tổ chức vẫn có thể được chứng nhận.

Tuy nhiên, nếu đánh giá viên phát hiện ra một vấn đề mà tổ chức thường gặp và chưa có giải pháp, tổ chức có thể mất cơ hội đạt chứng nhận. Vì lý do đó, điều quan trọng là tổ chức phải giải quyết mọi phát hiện từ các cuộc đánh giá nội bộ trước khi đánh giá chứng nhận. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng đối với các hành động khắc phục đã được thực hiện, tổ chức đã xác minh tính hiệu quả của chúng và có tài liệu hỗ trợ điều đó.

Sử dụng đánh giá nội bộ làm ví dụ

Đánh giá nội bộ thường xuyên cho phép tổ chức phát hiện mọi mối lo ngại liên quan đến các yêu cầu của ISO 9001. Bằng cách đánh giá tổ chức thường xuyên có thể sửa chữa mọi thứ cần khắc phục rất lâu trước khi đánh giá chứng nhận chính thức.

Ngoài ra, đánh giá nội bộ sẽ cho phép ban lãnh đạo và nhân viên chuẩn bị tốt hơn cho quá trình kiểm tra thực tế, đặc biệt là quá trình phỏng vấn.

Chuyên nghiệp

Cũng giống như đánh giá nội bộ, điều quan trọng là phải tích cực và chuyên nghiệp. Hãy đảm bảo rằng tổ chức tạo ấn tượng tốt với đánh giá viên--đối xử với họ một cách chuyên nghiệp và tôn trọng.

Hãy nhớ rằng đánh giá viên bên ngoài đến hỗ trợ tổ chức—họ đang cố gắng giúp tổ chức phát hiện ra mọi điểm yếu để có thể thực hiện các hành động khắc phục cần thiết nhằm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng cao cho nhân viên, tổ chức và cuối cùng là khách hàng.

Có sự xem xét của lãnh đạo trước khi đánh giá

Xem xét lãnh đạo thực hiện đúng sẽ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập cho tổ chức ít nhất mỗi năm một lần. Lãnh đạo cấp cao nên xem xét những điều sau:

• Chính sách chất lượng
• Mục tiêu cho năm tiếp theo
• Phản hồi của khách hàng
• Các vấn đề không phù hợp và hành động khắc phục
• Thực trạng đánh giá nội bộ
• Thay đổi về quy trình và quy định

Việc xem xét quản lý thường xuyên phải được ghi lại theo yêu cầu của ISO 9001. Sau mỗi lần đánh giá phải có một kế hoạch khả thi nhằm giải quyết mọi mối lo ngại được xác định trong cuộc họp. Những lo ngại như vậy cần được giải quyết trước đợt đánh giá nội bộ tiếp theo để những thay đổi được đề xuất có đủ thời gian thực hiện.

Theo dõi mục tiêu và ghi lại tiến trình

Đánh giá viên đến thăm cơ sở sẽ muốn xem tài liệu hoặc hồ sơ đã theo dõi tiến trình trong quá trình triển khai hệ thống ISO 9001. Họ sẽ tìm kiếm bằng chứng cho thấy tổ chức đã tuân thủ kế hoạch và đạt được mục tiêu của mình. Lưu ý rằng tổ chức hoàn toàn có thể thay đổi mục tiêu trong tương lai nếu môi trường kinh doanh đã thay đổi kể từ khi đặt ra mục tiêu; ví dụ: có thể môi trường kinh tế đã biến động nên tổ chức có thể tăng hoặc giảm mục tiêu bán hàng của mình.

Môi trường ngăn nắp, sạch sẽ

Đảm bảo rằng tất cả các khu vực làm việc của tổ chức đều sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này bao gồm bất kỳ văn phòng, bàn làm việc, nhà kho hoặc khu sản xuất. Đảm bảo mọi hình thức giấy tờ hoặc tài liệu đều được sắp xếp và dễ dàng truy cập.

Sẽ rất hữu ích nếu người quản lý thực hiện kiểm tra ban đầu để đảm bảo mọi thứ đều ở đúng vị trí và gọn gàng trước cuộc đánh giá chính thức.

Nếu không đạt trong đánh giá chứng nhận? Đăng ký lại chứng nhận ISO 9001

Trong trường hợp không thể đạt chứng nhận do một vấn đề nghiêm trọng được đánh giá viên phát hiện về việc tuân thủ, tổ chức sẽ cần giải quyết những vấn đề đó dựa trên khuyến nghị của đánh giá viên trong báo cáo đánh giá của họ. Một số vấn đề lớn phổ biến nhất được tìm thấy trong hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:

• Các bên liên quan không được xác định
• Thiếu quy trình giám sát và đo lường
• Không đánh giá rủi ro bên trong và bên ngoài
• Thiếu kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro
• Ghi chép và lưu trữ kiến thức tổ chức không hiệu quả
• Kiểm soát tài liệu, dữ liệu yếu

Hãy đảm bảo tổ chức thực hiện ít nhất 1-2i cuộc đánh giá nội bộ nữa trước khi thực hiện lại cuộc đánh giá chứng nhận chính thức để đảm bảo rằng các kế hoạch hành động đã được thực hiện và chứng minh được tính hiệu quả của chúng.

Đánh giá thành công, tiếp tục duy trì chứng nhận ISO 9001

Cuộc đánh giá ISO 9001 bên ngoài đầu tiên chắc chắn sẽ không phải là lần cuối cùng; chứng nhận chỉ có thời hạn trong 03 năm. Khi hết hạn, tổ chức sẽ cần thực hiện một cuộc đánh giá bên ngoài khác để gia hạn chứng nhận của mình.

Nếu tổ chức đã duy trì thành công hệ thống quản lý chất lượng của mình và luôn theo dõi các cuộc đánh giá nội bộ để đảm bảo tổ chức vẫn đáp ứng các tiêu chuẩn ISO 9001 thì việc đánh giá bên ngoài định kỳ sẽ không gặp trở ngại nào. Ngoài ra, nếu tổ chức đã triển khai QMS hiệu quả thì các cải tiến sẽ tự động diễn ra, do đó, tổ chức sẽ tăng cơ hội duy trì chứng nhận lâu hơn.

Toàn bộ quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 9001 rất đáng giá về thời gian và tiền bạc và mặc dù đánh giá bên ngoài ISO 9001 sẽ khiến tổ chức lo ngại vì có một đơn vị khác đến xác định trạng thái chứng nhận của tổ chức, nhưng việc này thể hiện sự minh bạch, khách quan giúp chứng nhận của tổ chức có hiệu lực và tăng niềm tin cho khách hàng hơn.

Gặp chuyên gia hỗ trợ ngay!